山西四建：項目綜合管理系統(tǒng)的建設(shè)與實施

發(fā)布日期：2014-11-26來源：本站編輯：鐘曉顏

[摘要]山西四建根據(jù)實際需要，組建成立了公司和分公司兩個層次的信息化組織主導(dǎo)項目綜合管理系統(tǒng)的建設(shè)。經(jīng)過規(guī)范工作崗位及職責(zé)，厘清了核心業(yè)務(wù)流程。通過業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化和再造，進(jìn)而規(guī)范并提升了管理，同時基礎(chǔ)管理環(huán)境的明確為系統(tǒng)的運行創(chuàng)造了必要條件。

　　實施背景

　　施工企業(yè)管理的核心是工程項目管理，工程項目管理的水平直接決定了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。對于施工企業(yè)而言，由于工程項目地域分布散、過程參與人數(shù)多、工程變更頻繁、管理內(nèi)容相互交叉、現(xiàn)場管理受各種客觀因素制約等多方面原因，施工過程中的管理信息種類繁多且又交錯聯(lián)系。傳統(tǒng)的手工管理方式在企業(yè)追求最大效益化的目標(biāo)下已力不從心，工作量繁重、成本虧損、利潤流失、過程失控、鞭長莫及的現(xiàn)象在項目管理中履見不鮮。

　山西四建建設(shè)工程項目效果圖 

　　有效對施工過程實行動態(tài)管理、近而提高企業(yè)整體利潤和效益是目前國內(nèi)許多施工企業(yè)需迫切解決的實際問題。為引導(dǎo)國內(nèi)施工企業(yè)做大做強，國家原建設(shè)部于2007年發(fā)布了施工企業(yè)特級資質(zhì)信息化考評標(biāo)準(zhǔn)(以下簡稱考評標(biāo)準(zhǔn))。在此情況下后，公司領(lǐng)導(dǎo)就如何提高項目管理水平進(jìn)行了多次研討，數(shù)次解讀考評標(biāo)準(zhǔn)，最終決定以公司的實際管理需求為基礎(chǔ)，以考評標(biāo)準(zhǔn)為導(dǎo)向開始進(jìn)行以項目管理管理系統(tǒng)為核心的企業(yè)信息化建設(shè)，通過信息化建設(shè)過程實現(xiàn)項目管理的目標(biāo)化、標(biāo)準(zhǔn)化、有序化、綜合化和動態(tài)化，近而達(dá)到提升項目管理水平和企業(yè)管理水平的目的。

　　項目綜合管理系統(tǒng)的建設(shè)實施

　　山西四建根據(jù)實際需要，組建成立了公司和分公司兩個層次的信息化組織主導(dǎo)項目綜合管理系統(tǒng)的建設(shè)。經(jīng)過規(guī)范工作崗位及職責(zé)，厘清了核心業(yè)務(wù)流程。通過業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化和再造，進(jìn)而規(guī)范并提升了管理，同時基礎(chǔ)管理環(huán)境的明確為系統(tǒng)的運行創(chuàng)造了必要條件。具體做法如下。

　　成立信息化建設(shè)組織。針對項目管理系統(tǒng)建設(shè)涉及崗位多、業(yè)務(wù)深的特點，公司成立了信息化建設(shè)組織，同時明確要求分公司成立相應(yīng)的組織，通過組織保證系統(tǒng)的建設(shè)和推廣。

　　公司信息中心人員負(fù)責(zé)硬件網(wǎng)絡(luò)的日常維護(hù)、內(nèi)部需求的評估和確定以及與軟件開發(fā)商的需求溝通和系統(tǒng)功能確定、負(fù)責(zé)對分公司信息化建設(shè)組織成員進(jìn)行系統(tǒng)功用和操作培訓(xùn)。分公司信息化建設(shè)組織負(fù)責(zé)對項目部人員進(jìn)行系統(tǒng)操作培訓(xùn)和數(shù)據(jù)的日常檢查、負(fù)責(zé)對基層業(yè)務(wù)需求的上報。

　　公司信息中心與各業(yè)務(wù)管理部門相互配合，分析梳理各業(yè)務(wù)系統(tǒng)管理流程，有的放失針對經(jīng)濟(jì)管理事務(wù)進(jìn)行了重點細(xì)致的分析梳理，對部分流程進(jìn)行了優(yōu)化和再造。

　　公司業(yè)務(wù)調(diào)研。根據(jù)信息化建設(shè)的客觀規(guī)律，系統(tǒng)建設(shè)初期山西四建與軟件開發(fā)商一起分別對公司決策高層、業(yè)務(wù)管理中層和施工項目部基層進(jìn)行了不同層次的業(yè)務(wù)需求調(diào)研和分析，經(jīng)近半年的分析整理，最后形成了業(yè)務(wù)調(diào)研報告，在此基礎(chǔ)上編寫了系統(tǒng)需求分析報告，報告經(jīng)公司信息化領(lǐng)導(dǎo)小組審批后形成了系統(tǒng)功能藍(lán)圖，見表1。

表1  項目綜合管理系統(tǒng)藍(lán)圖

　　系統(tǒng)功能的建設(shè)。一是基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的建設(shè)?；A(chǔ)數(shù)據(jù)的定義須滿足山西四不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)間數(shù)據(jù)識別和交換的需求，其后臺的維護(hù)由山西四建總部統(tǒng)一進(jìn)行，保證原子數(shù)據(jù)的唯一 性和權(quán)威性?；A(chǔ)數(shù)據(jù)主要包括：組織機構(gòu)的編碼與設(shè)置、工作崗位的編碼與設(shè)置、職稱證書與職業(yè)資格證書的編碼與設(shè)置、員工的編碼與設(shè)置、工程項目的編碼與設(shè)置、項目成本科目的編碼設(shè)置、供應(yīng)商的編碼與設(shè)置、物資材料的編碼與設(shè)置、周轉(zhuǎn)材料的編碼與設(shè)置、機械設(shè)備的編碼與設(shè)置、施工合同的編碼與設(shè)置、結(jié)算書的編碼與設(shè)置、產(chǎn)值報量的編碼與設(shè)置、付款形式的編碼與設(shè)置、工作分解結(jié)構(gòu)編碼規(guī)則的確定、成本分解結(jié)構(gòu)編碼規(guī)則的確定。

　　二是業(yè)務(wù)系統(tǒng)需求要點分析。滿足公司、分公司兩層管理的需要。突出公司管理的三個特點：成本領(lǐng)先、技術(shù)領(lǐng)先、質(zhì)量領(lǐng)先。能夠不斷累積企業(yè)基礎(chǔ)管理數(shù)據(jù)，豐富和發(fā)展企業(yè)知識庫，為項目施工生產(chǎn)提供幫助和支撐。不斷滿足公司移動辦工的實際需要。系統(tǒng)流程的設(shè)置應(yīng)相對獨立于用戶數(shù)據(jù)，流程可由用戶自行設(shè)置且易于修改。數(shù)據(jù)的存儲采用大型數(shù)據(jù)庫，滿足施工管理信息數(shù)據(jù)量的存儲需求。突出計算機系統(tǒng)的快速、便捷、智能的特點。減少用戶端系統(tǒng)維護(hù)的工作量。

　　三是系統(tǒng)功能設(shè)計。在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上，信息中心與各業(yè)務(wù)系統(tǒng)最終確定并設(shè)計了如下系統(tǒng)功能：

　　流程設(shè)計及定義：業(yè)務(wù)流程對于系統(tǒng)相對獨立，滿足企業(yè)管理不斷向上提升的發(fā)展訴求。項目綜合管理系統(tǒng)中流程的設(shè)計采用了金蝶的BOS系統(tǒng)做的基礎(chǔ)進(jìn)行設(shè)計，保證了流程的相對獨立性。BOS平臺上的流程定義系統(tǒng)見圖1。

圖1  流程定義系統(tǒng)

　　系統(tǒng)基礎(chǔ)資料的管理：業(yè)務(wù)系統(tǒng)基礎(chǔ)資料由公司相應(yīng)部門統(tǒng)一維護(hù)，包括項目成本科目、客戶信息、工料機基礎(chǔ)編碼、合同類型編碼、工程項目編碼、付款方式編碼、合同價款類型編碼、技術(shù)資料類型編碼、質(zhì)量通病類型編碼等;系統(tǒng)角色權(quán)限的定義由公司企業(yè)管理部和信息中心共同定義。人員角色的分配在公司和分公司兩個管理層級進(jìn)行。山西四建總部統(tǒng)一管理各分公司的系統(tǒng)管理員，各分公司管理員統(tǒng)一管理各自分公司的系統(tǒng)用戶。

　　投標(biāo)管理：市場開發(fā)業(yè)務(wù)系統(tǒng)運用此功能可完成從工程線索到投標(biāo)報名、招投標(biāo)文件內(nèi)部評審直至工程中標(biāo)的全過程管理;系統(tǒng)與MS office進(jìn)行整合完成電子標(biāo)書的制作。公司市場開發(fā)部實現(xiàn)了對全公司工程投標(biāo)信息及過程的集中統(tǒng)一管理。同時通過與工程立項管理功能配合使用，實現(xiàn)了公司對承建工程項目的統(tǒng)一管理，同時為公司其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)提供了統(tǒng)一、準(zhǔn)確的承建項目信息，解決了以往多個部門統(tǒng)計在施項目標(biāo)準(zhǔn)不一致的問題。與此同時實現(xiàn)了對在施項目的動態(tài)管理和維護(hù)。

　　進(jìn)度管理：根據(jù)公司對進(jìn)度計劃編制的有關(guān)規(guī)定，系統(tǒng)中實現(xiàn)了對在施項目總體進(jìn)度計劃、年度進(jìn)度計劃、季度進(jìn)度計劃和月度進(jìn)度計劃的編制、簽發(fā)和更新功能，項目部實際編輯進(jìn)度計劃后，分公司和公司通過系統(tǒng)很方便地就可了解到當(dāng)前工程實際施工進(jìn)度，同時通過該模塊的資源計劃管理，材料和勞務(wù)供應(yīng)部門即可對工程項目下月的主要材料、勞務(wù)用工等進(jìn)行及時了解和掌握，便于資源計劃的及時準(zhǔn)備，保證施工的順利進(jìn)行。同時施工人員在規(guī)定的時間內(nèi)將下月施工計劃所需的人工、主要材料和設(shè)備數(shù)量進(jìn)行錄入，提交審批通過后工料機需用計劃轉(zhuǎn)入物質(zhì)管理模塊相應(yīng)單據(jù)。

　　合同管理：合同是項目各項工作展開的始點，系統(tǒng)中的合同管理涵蓋了業(yè)主合同和衍生合同兩大類型，實現(xiàn)了從合同的評審簽訂、合同變更、合同結(jié)算、合同統(tǒng)計的全方位管理。其中衍生合同根據(jù)施工項目實際情況又進(jìn)一步分為勞務(wù)分包合同、專業(yè)工程分包合同、材料采購框架協(xié)議、材料采購合同、周轉(zhuǎn)材料租賃合同、機械設(shè)備租賃合同及其他合同七種類型;為體現(xiàn)出合同的精細(xì)化管理，合同簽約方必須通過客戶/供應(yīng)商管理模塊的審核登記、合同投標(biāo)清單必須詳細(xì)錄入、合同的簽訂評審必須通過系統(tǒng)設(shè)定的流程進(jìn)行流轉(zhuǎn)完成。通過合同的精細(xì)化管理抓好基礎(chǔ)管理工作，同時公司“沒有合同不結(jié)算”的規(guī)定得到了嚴(yán)格執(zhí)行。勞務(wù)分包和專業(yè)工程分包的合同結(jié)算額計入當(dāng)期項目實際成本。

　　物資管理：物資管理實現(xiàn)了物資的需用計劃、采購計劃、采購訂單、入庫業(yè)務(wù)、出庫業(yè)務(wù)的全過程管理。根據(jù)實現(xiàn)情況，對于大宗材料和主要材料的采購計劃，系統(tǒng)提供了項目部向分公司供應(yīng)部門申請、供應(yīng)部門審批后進(jìn)行匯總并集中采購，然后分別供應(yīng)到項目的功能。同時供應(yīng)商的選擇必須在供應(yīng)商基本信息中進(jìn)行選擇。物資材料進(jìn)入成本的方式以材料出庫為依據(jù)計入當(dāng)期項目實際成本。物資采購計劃審批流程見圖2。

圖2 主要材料采購計劃審批流程

　　周轉(zhuǎn)材料管理：周轉(zhuǎn)材料管理包括攤銷類周轉(zhuǎn)材料的管理和租賃費周轉(zhuǎn)材料的管理。周轉(zhuǎn)類周轉(zhuǎn)材料計入成本的方式以當(dāng)期攤銷數(shù)計入成本(系統(tǒng)中對應(yīng)的為折舊數(shù));租賃類材料以當(dāng)期租賃合同的租賃費結(jié)算計入當(dāng)期項目實際成本。

　　設(shè)備管理：根據(jù)公司項目部機械設(shè)備全部為租賃使用的實際管理情況，系統(tǒng)設(shè)計了機械的租賃計劃管理、大型設(shè)備的進(jìn)出場管理、大型設(shè)備的安拆管理、設(shè)備檢定保修記錄、設(shè)備的租賃費結(jié)算管理等功能。設(shè)備的租賃費結(jié)算直接進(jìn)入當(dāng)期項目實際成本。

　　成本管理：系統(tǒng)實現(xiàn)了項目標(biāo)后預(yù)算的管理、成本分解結(jié)構(gòu)的定義(CBS)、人工和材料以及機械設(shè)備的總體及分部分項預(yù)算用量分析、期間預(yù)算成本的編制、實際成本的歸集和自定義分?jǐn)?、CBS維度和成本科目維度以及時間維度的預(yù)算成本與實際成本的對比分析、工程材料預(yù)算量價與實際量價的分析對比，為管理者準(zhǔn)確掌握項目成本管理情況提供了詳實的數(shù)據(jù)信息。同時系統(tǒng)提供的經(jīng)營分析表及其鉆取功能，為公司高層領(lǐng)導(dǎo)了解公司整體項目的成本情況和工程款收付情況提供了方便。

　　質(zhì)量、安全管理：系統(tǒng)提供了工程項目的質(zhì)量、安全管理目標(biāo)的定義、項目質(zhì)量安全分解結(jié)構(gòu)的定義、質(zhì)量檢查計劃管理、安全檢查計劃管理、質(zhì)量檢查記錄、安全檢查記錄的功能。根據(jù)PDCA原則，系統(tǒng)在質(zhì)量檢查管理管理中設(shè)置了質(zhì)量整改、質(zhì)量回復(fù)、質(zhì)量驗證的功能，精準(zhǔn)記錄質(zhì)量管理的每個環(huán)節(jié)。

　　技術(shù)管理：系統(tǒng)主要實現(xiàn)技術(shù)方案的提交審批、技術(shù)交底管理、新技術(shù)應(yīng)用管理、計量器具管理、竣工資料管理五大塊內(nèi)容。為管理部門和人員實際掌握項目技術(shù)資料的情況提供快速通道。

　　風(fēng)險管理：根據(jù)公司實際管理情況，系統(tǒng)中的風(fēng)險管理主要通過預(yù)警的方式來實現(xiàn)。主要表現(xiàn)在三個方面：合同預(yù)警、成本預(yù)警、進(jìn)度預(yù)警。合同預(yù)警：當(dāng)實際結(jié)算金額大于合同金額時，系統(tǒng)會對合同提交人發(fā)起預(yù)警信息，引起相關(guān)人中的高度重視。當(dāng)實際成本大于預(yù)算成本時，系統(tǒng)將預(yù)警信息自動發(fā)送給相關(guān)人員。當(dāng)初工程實際進(jìn)度晚于計劃進(jìn)度時，系統(tǒng)預(yù)警相關(guān)人員。

　　移動審批管理：為滿足項目管理地域分布散的管理現(xiàn)象，公司推出了移動審批應(yīng)用系統(tǒng)。系統(tǒng)實現(xiàn)了通過手機無線網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行移動辦公的目標(biāo)。

　　四是系統(tǒng)實施?；诠緩V大人員對系統(tǒng)不了解、缺乏必要的計算機基本操作知識的現(xiàn)狀，公司采取了以點帶線、以線帶面的實施策略。即：施工項目覆蓋范圍上采取選擇部分項目為重點推廣實施對象的方法，同時在系統(tǒng)功能上采取重點模塊強力推進(jìn)的實施策略。這樣逐步確立起應(yīng)用示范項目，并日漸形成比學(xué)趕超的系統(tǒng)應(yīng)用氛圍，最終達(dá)到全面實施的目標(biāo)。在實施過程中，系統(tǒng)的培訓(xùn)內(nèi)容根據(jù)培訓(xùn)對象的不同而不同，同時針對培訓(xùn)對象基礎(chǔ)知識薄弱的現(xiàn)狀，公司采取多場次、多地點、整體宣貫與專業(yè)系統(tǒng)培訓(xùn)輪番進(jìn)行的多輪培訓(xùn)，以達(dá)到強化培訓(xùn)效果的目的。截止2012年底，施工項目綜合管理系統(tǒng)累計培訓(xùn)人數(shù)達(dá)成5000人次以上。數(shù)據(jù)錄入過程中，為保證系統(tǒng)中項目管理數(shù)據(jù)的及時性、準(zhǔn)確性和原始性，公司通過與分公司、項目部簽訂三方數(shù)據(jù)錄入?yún)f(xié)議書的形式保證項目數(shù)據(jù)的及時、正確錄入，數(shù)據(jù)的錄入質(zhì)量與分公司經(jīng)理年薪直接掛鉤，多方面入手保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的及時正確。

　　實施效果

　　通過信息化建設(shè)特別是項目綜合管理系統(tǒng)的建設(shè)，公司的組織架構(gòu)、崗位設(shè)置得到了明確，管理信息的流轉(zhuǎn)和管理事務(wù)的辦結(jié)效率得到了極大提升。

　　廣大管理人員牢固樹立了精細(xì)化管理意識。系統(tǒng)中事前的計劃制訂到過程的實際監(jiān)控到管理結(jié)果的隨需輸出，使廣大人員體會到了信息化建設(shè)帶來的便捷和高效，同時隨著信息化建設(shè)的深入持續(xù)推進(jìn)，實際管理的精細(xì)化也通過信息化的實施得到了同步落實。項目目標(biāo)管理逐步延伸到過程管理。山西四建到2012年底：銷售(營業(yè))收入實際完成442081萬元，比2010年的203681萬元增加117.1%;利潤總額8076萬元，比2010年的3666萬元增加220.3%。項目綜合管理系統(tǒng)在實際管理中的應(yīng)用給公司帶來的效益日趨明顯。

　　項目管理中各種管理事務(wù)和業(yè)務(wù)報表的上報審批時間大大縮短，各類事務(wù)的辦結(jié)效率提到了大幅提升，同時大幅縮減了各類相應(yīng)差旅費用的支出。

　　項目管理的實際狀況得到了實時反饋，為管理部門有效掌握和控制項目管理動態(tài)提供了快速通道。以前需要一周以上的層層上報報表工作變得“立等可取”。材料限額領(lǐng)料卡的強力推廣、材料出庫時使用部門的明確確定、合同清單的明確錄入等系統(tǒng)要求規(guī)范了管理，系統(tǒng)功能的彼此聯(lián)系加強了各項管理環(huán)節(jié)和崗位的有效溝通。同時通過系統(tǒng)的運行，項目管理中的“跑冒滴漏”得到的有效監(jiān)督和實時控制。

　　通過項目綜合管理系統(tǒng)的建設(shè)，從公司高層到項目一線管理人員，大家都深深體會到信息化建設(shè)是一個隨企業(yè)管理的升級而不斷升級的過程，信息化建設(shè)的靈魂是企業(yè)的管理目標(biāo)和方法，信息化建設(shè)的基礎(chǔ)是明確的組織架構(gòu)和崗位職責(zé)，信息化建設(shè)的最終目的是為企業(yè)的管理打造一個高速運營的管理平臺。因此，山西四建將通過自身管理的不斷提升和與信息化建設(shè)的良性到動，通過二者的相互促進(jìn)實現(xiàn)企業(yè)的科學(xué)發(fā)展，實現(xiàn)企業(yè)的科學(xué)持續(xù)發(fā)展。

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