工程物資價差量差管理的具體做法（二）

發(fā)布日期：2014-08-28來源：本站編輯：鐘曉顏

[摘要]

　　構建信息系統(tǒng)，實現(xiàn)物資價差量差管理信息化

　　物資價差量差管理涉及大量、繁瑣的統(tǒng)計、計算與報表，為了讓員工從繁重的勞動中解放出來，葛洲壩集團公司按照上述原理，結合自身特點構建了物資管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)自動分級歸集、整理、匯總、輸出，實時按需向各管理層級提供各類數(shù)據(jù)。物資管理信息系統(tǒng)分為項目物資管理子系統(tǒng)、在線采購子系統(tǒng)、支持決策子系統(tǒng)、離線智能客戶端、報表子系統(tǒng)，物資信息系統(tǒng)總功能框架圖如下。

　　項目物資管理子系統(tǒng)的構建。項目物資管理子系統(tǒng)主要解決項目現(xiàn)場物資管理問題，從物資計劃、采購管理、入庫管理、庫存管理、出庫管理、帳務管理來進行全過程閉環(huán)管理，嚴格按照物資管理流程，通過入庫單、出庫單、庫存調整單輸入數(shù)據(jù)，并與日常工作緊密關聯(lián)，系統(tǒng)自動實現(xiàn)物資資源信息共享、自動形成各種報表數(shù)據(jù)、自動形成支持決策相關數(shù)據(jù)，真實、及時、準確反映項目點物資實際管理狀況。該子系統(tǒng)支持多項目并發(fā)運行、支持離線運行、支持與總服務器數(shù)據(jù)交互。

　　項目物資管理子系統(tǒng)業(yè)務功能結構圖如下。

　　物資管理功能模塊設置如下圖所示，主要包括四大部分，物資編碼體系、項目物資采購、物資帳務管理、特殊材料管理。

　　物資編碼體系：物資編碼體系采用分級授權的方式進行維護，由公司建立物資編碼標準庫，各二級單位首先應用標準庫，并可在標準庫的基礎上進行自主擴充，為各類型項目能使用同一套平臺提供業(yè)務基礎;

　　需求計劃管理：主要管理現(xiàn)場物資需求計劃，包括業(yè)主統(tǒng)購物資計劃和自購物資計劃兩大部分，從時間上又分為年度總需求計劃、月需求計劃和臨時需求計劃，該功能模塊支持網(wǎng)上審批;

　　采購計劃管理：月需求計劃審批后，項目點物資管理部門結合庫存情況，制定月采購計劃，系統(tǒng)采用工作流形式，支持各級單位申報和審核的過程;

　　采購招標管理：通過系統(tǒng)記錄整個采購招標的過程文檔，包括標包管理、各家供應商的投標信息、以及評標信息，用于投標資料的統(tǒng)一歸檔;

　　采購合同管理：通過系統(tǒng)管理所有的物資采購合同，能與采購招標管理信息相關聯(lián)，直接將中標單位信息和物資信息進行數(shù)據(jù)提取進入采購合同，并形成合同范本;

　　物資到貨管理：物資到貨管理主要處理供應商供貨后，到施工現(xiàn)場的實物管理，如：貨物登記、抽檢等過程;

　　物資流轉管理：管理物資到貨抽檢合格以后，在項目部的流轉、耗用過程，包括物資的入庫、領用、出庫、庫存管理及盈余物資調劑等;

　　庫存管理：通過系統(tǒng)能管理不同類別、不同型號的物資，在不同單價購買時當前的庫存狀況，系統(tǒng)管理庫存實物帳和賬面帳兩類帳務;

　　量價分析：系統(tǒng)根據(jù)價差量差計算原理，通過適當數(shù)據(jù)錄入，建立對比標準，實際發(fā)生額自動與標準對比，核算各環(huán)節(jié)量差價差節(jié)超情況;

　　成本核算：系統(tǒng)通過與外部子系統(tǒng)的接口，建立成本核算體系，并提供數(shù)據(jù)支持;

　　周轉材料管理：管理周轉材料的入庫、出庫、退庫、賬務、費用分攤等，并能自動歸集成本;

　　工器具管理：為了體現(xiàn)工器具的重值價值，該子系統(tǒng)獨立設置了工器具管理模塊，管理的入庫和出庫信息，并能準確跟蹤使用狀況、回收狀況。

　　物資在線采購子系統(tǒng)的構建。建立企業(yè)級采購方和供貨方交互平臺，采購方能在平臺上發(fā)布需要采購的物料需求;供貨方能通過用戶注冊，在平臺上發(fā)布所能供貨的時間、價格、數(shù)量以及企業(yè)的資質;通過各種采購招標形式完成網(wǎng)上采購招標工作;在線采購系統(tǒng)中保存中標信息，并形成規(guī)范的采購合同。系統(tǒng)還將根據(jù)所保存的供應商物資價格信息提供價格分地域、分時間段的變化趨勢，為公司后期的采購提供議價依據(jù)。在線采購子系統(tǒng)的具體功能見下圖。

　　支持決策子系統(tǒng)的構建。該管理子系統(tǒng)主要解決物資管理職能部門需求，系統(tǒng)通過對數(shù)據(jù)處理，采用圖表分析形式，直觀將數(shù)據(jù)對比分析展現(xiàn)給各級物資管理層，為物資管理提供支持決策功能。例如：各環(huán)節(jié)量價分析、價格趨勢分析、供應商采購分析、固定資產(chǎn)凈值分析等。具體展現(xiàn)形式有兩大類：單一指標和結構性指標。

　　單一指標:提供表格、歷史對比、趨勢分析等展現(xiàn)形式。如下圖。

　　結構性指標:提供表格、結構圖、結構對比、歷史對比、趨勢分析。如下圖。

　　離線智能客戶端子系統(tǒng)的構建。葛洲壩集團公司考慮到項目點分散、網(wǎng)絡條件參差不齊的實際情況，為徹底擺脫網(wǎng)絡條件束縛，構建了離線智能客戶端子系統(tǒng)，包括智能客戶端子系統(tǒng)和服務器端離線存儲的服務器子系統(tǒng)，支持離線業(yè)務操作，并可隨時連接網(wǎng)絡與主系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)交互。任何項目均可向葛洲壩集團公司提出申請使用離線客戶端，通過審核后，葛洲壩集團公司發(fā)送應用程序數(shù)據(jù)包，數(shù)據(jù)包含該項目在系統(tǒng)內(nèi)部的唯一編號、名稱及其他基礎數(shù)據(jù)，項目部安裝后導入數(shù)據(jù)即可運用，完成物資管理工作后，隨時可將離線客戶端數(shù)據(jù)文件傳輸給上級管理單位，由上級單位將各項目基礎數(shù)據(jù)導入系統(tǒng),確保數(shù)據(jù)真實、完整。離線客戶端數(shù)據(jù)交互功能示意圖如下。

　　報表子系統(tǒng)的構建。報表子系統(tǒng)要解決的核心問題就是將所有運行本系統(tǒng)(包括離線和在線的項目)產(chǎn)生的物資數(shù)據(jù)自動有效合并，分級形成統(tǒng)一報表及決策支持數(shù)據(jù)。報表合并功能支持離線版本數(shù)據(jù)包多方式傳輸(如:電子郵件、QQ傳輸)導入功能，各級管理部門都能詳細審閱下級上報數(shù)據(jù)，進行審核、合并，形成本級單位報表并上報上級管理部，最終形成公司物資報表。流程如下。

　　物資信息系統(tǒng)推廣運用

　    建立工程物資信息化管理總構架。為推進物資信息化管理，葛洲壩集團公司建立了“一個機制、兩個平臺、三層應用”的信息化架構，確立了“統(tǒng)一規(guī)劃、螺旋開發(fā)、分步推廣”總方案。

　　一個機制。就是以葛洲壩集團公司信息化領導小組為核心，統(tǒng)率業(yè)務骨干主導開發(fā)與推廣應用、各層級專職信息化人員提供技術支持，相互協(xié)調、共同推進的信息化建設與推廣應用的工作機制。

　　兩個平臺。就是初步建成了葛洲壩集團公司數(shù)據(jù)中心統(tǒng)籌各子分公司數(shù)據(jù)中心的基礎設施平臺，和以城域光纖網(wǎng)為主、輔以SDH專線，覆蓋整個集團的專線網(wǎng)絡平臺。

　　三層應用。就是初步形成了以內(nèi)部門戶為主的協(xié)同辦公與決策支持層，以物資管理系統(tǒng)為核心的業(yè)務應用層，以企業(yè)服務總線(ESB)為基礎，統(tǒng)籌整合公司業(yè)務數(shù)據(jù)與應用接口的軟件支撐層。

　　統(tǒng)一規(guī)劃。為了達到預期目標，建成公司范圍內(nèi)工程物資管理通用的信息系統(tǒng)，必須在充分調研用戶需求的基礎上，充分研究行業(yè)標準及公司管理制度的基礎上，統(tǒng)一規(guī)劃，制定可行的實施方案，分解、制定系統(tǒng)子模塊。

　　螺旋開發(fā)。系統(tǒng)開發(fā)時，每一項功能先推出DEMO版本，讓管理人員和操作人員形象了解軟件，從而避免需求和軟件實現(xiàn)功能相距甚遠的錯誤。第一版本出臺后及時測試，針對用戶使用中提出的具體問題進行二次分析、修正系統(tǒng)。通過不斷的螺旋分析和開發(fā)，形成到最終版本。

　　分步推廣。在完成大量基礎管理工作后，如：建立管理體系、系統(tǒng)運維體系、系統(tǒng)培訓等，采用“分步推廣”方式加強運用。具體為：第一步：在本部范圍內(nèi)進行推廣使用。本部推廣重點采用“集中培訓、重點指導”的方式進行，目的是迅速培養(yǎng)一批系統(tǒng)管理人員;第二步：在本部周邊地區(qū)項目部推廣使用。重點采用“現(xiàn)場操作、周邊項目觀摩”的方式，達到“上線一個項目，促進一片區(qū)域運用”的目的，迅速培養(yǎng)項目層面系統(tǒng)操作隊伍;第三步：在偏遠地區(qū)項目部推廣使用。偏遠地區(qū)運行系統(tǒng)具有很多不利因素，如：網(wǎng)絡條件、職工素質、項目分散等，這類項目采用“點對點、手把手”策略，現(xiàn)場教會為止。

　　完善基礎管理工作。組織體系。組織體系是為了保證各項工作順利進行，設立的組織機構，主要分為領導機構和工作機構。一是領導機構。葛洲壩集團公司成立了以信息技術及管理為核心的信息化領導小組，統(tǒng)一領導各項工作，公司首席信息官為組長，物資管理負責人為副組長，子分公司信息化、物資管理負責人為小組成員;二是成立了以物資管理業(yè)務及信息研發(fā)為核心的工作機構，分為業(yè)務組、研發(fā)組、運用組。具體負責需求調研、系統(tǒng)設計、系統(tǒng)維護、組織培訓、反饋信息收集整理、修正系統(tǒng)、監(jiān)督檢查及與其他業(yè)務系統(tǒng)的協(xié)調工作。

　　制度體系。葛洲壩集團公司建立的制度體系主要分為責任制度、工作制度、考評制度。責任制度明確了員工崗位職責，使每個工作人員都有明確應當承擔的責任和義務。如：《關于明確集團股份公司信息化建設組織機構和職責分工的通知》、《集團股份公司信息化建設管理暫行辦法》等;工作制度明確了系統(tǒng)研發(fā)、推廣運用、信息產(chǎn)生、存儲、處理、傳輸、歸檔等環(huán)節(jié)的操作規(guī)范，強化管理，確保安全。如：《信息化建設總體規(guī)劃》、《信息化建設需求管理辦法》、《網(wǎng)絡管理辦法》、《信息資產(chǎn)管理辦法》、《信息化保密制度》等;考評制度明確了各子分公司、項目部系統(tǒng)運用情況考核細則、評價標準。如：《信息化建設責任書》、《信息化檢查考核暫行辦法》等。

　　運維體系。運維體系主要負責系統(tǒng)正常運行、維護。由公司、子分公司、項目部三級系統(tǒng)管理員、業(yè)務操作員、督察員及系統(tǒng)研發(fā)人員組成。系統(tǒng)管理員負責配置用戶權限、管理用戶、維護基礎信息等;業(yè)務操作員負責權限范圍內(nèi)業(yè)務操作;督察員負責統(tǒng)計系統(tǒng)應用數(shù)據(jù)，分析應用情況、修訂應用目標、調整應用策略;研發(fā)人員負責維護偏差信息，指導運用。

　　采取四項關鍵措施強化運用。深入開展物資信息化培訓。葛洲壩集團公司組織了多輪次、有重點、大規(guī)模培訓工作，各子分公司、項目部在組織機電系統(tǒng)工作人員參加培訓的同時，加大應用系統(tǒng)操作的再培訓工作，確保每個需要使用系統(tǒng)的員工都能夠熟練操作，將信息化培訓與業(yè)務培訓、管理培訓相結合，通過培訓提高業(yè)務工作能力和管理水平。

　　信息化推廣突出重點，以點帶面。由于葛洲壩集團公司項目多、分布廣、通訊條件差，實際情況決定了信息化工作不可能一蹴而就。公司首先選擇一批管理水平高、通訊條件好的子公司、大項目進行推廣應用，立標兵、樹典型，以重點項目為突破，帶動全部其他項目的運用。

　　堅定不移地推進在建工程項目物資信息化管理。一是與項目經(jīng)理簽訂責任書，作為項目經(jīng)理責任制考核兌現(xiàn)的必要條件。二是推廣應用過程中強調各功能模塊協(xié)同推進，確保每個功能模塊都有有效管理數(shù)據(jù)，形成有效的數(shù)據(jù)鏈，切實提升公司管理效率。三是推廣應用過程中強調系統(tǒng)應用的連續(xù)性，不僅要保證系統(tǒng)中項目歷史數(shù)據(jù)齊全，而且項目上線至項目竣工數(shù)據(jù)必須完整連續(xù)，體現(xiàn)公司管理水平。

　　建立健全信息化工作考評機制。為切實提高公司信息化水平，將信息化考核納入總部對子分公司經(jīng)濟責任制考核范圍，并在其中占有較大權重。子分公司也已建立各單位的績效考核制度，確保公司信息化工作任務逐層細分、落實到位。

　　下一篇：工程物資價差量差管理新技術實施效果

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