覆蓋項目生命周期的信息化管理（下）

發(fā)布日期：2014-12-10來源：本站編輯：鐘曉顏

[摘要]

　　項目管理系統(tǒng)各模塊功能

　　首鋼建設項目管理信息系統(tǒng)共設置16個業(yè)務模塊和3個系統(tǒng)模塊，業(yè)務模塊包括：投標管理、項目概況、結算報量、合同管理、材料管理、設備管理、 分包管理、結算中心、費用管理、成本管理、技術管理、施工管理、質量管理、安全管理、資金管理、竣工管理;系統(tǒng)模塊包括：編碼管理、機構管理、系統(tǒng)配置。

　　通過16個業(yè)務模塊，實現(xiàn)了項目管理全部業(yè)務過程在線流轉和項目成本中間預控、項目經(jīng)營狀況綜合評價，橫向通過投標、合同、材料、設備、分包、 成本等模塊實現(xiàn)了項目生命周期全覆蓋，將項目管理的業(yè)務橫向打通;縱向將集團、分公司、項目部三個管理層級打通;數(shù)據(jù)層級通過基礎編碼統(tǒng)一管理，相關隊伍 統(tǒng)一維護管理，項目成本歸集、合同成本資金報表體系管理，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)記錄及項目數(shù)據(jù)積累，以便下一步進行數(shù)據(jù)挖掘和系統(tǒng)的深度研發(fā)。

　　投標管理。首鋼建設投標管理實際業(yè)務主要包括項目跟蹤管理、投標過程管理以及投標結果的動態(tài)反映，系統(tǒng)投標管理模塊實現(xiàn)了實際業(yè)務的全部管理功能。

　　一是各單位跟蹤項目信息實時記錄，為開發(fā)人員提供了項目詳細信息和項目當前狀態(tài)，是跟蹤、已投標、已中標，還是已放棄，便于專業(yè)管理部門對跟蹤項目狀態(tài)及時把握，避免了多個單位同時跟蹤一條信息的內(nèi)部競爭。

　　二是實現(xiàn)了招標文件、項目信息在線評審，縮短了評審周期。

　　三是自動生成動態(tài)的投標臺帳供專業(yè)人員進行投標項目分析和日常業(yè)務管理，開標記錄、投標文件(經(jīng)濟標、技術標)電子版實現(xiàn)了平臺在線存儲，方便查閱

　　合同管理。首鋼建設項目管理系統(tǒng)設置了合同管理模塊實現(xiàn)項目合同分類集中管理和動態(tài)查詢匯總，同時在各專業(yè) 模塊配置合同管理子模塊方便操作和使用。合同管理模塊涉及到的合同類型有：承包合同、專業(yè)分包合同、勞務分包合同、材料采購合同、材料內(nèi)(外)租合同、設 備內(nèi)(外)租賃、檢試驗合同、運輸合同、砼合同等。該模塊主要功能為。

　　一是記錄了合同基本信息，包括合同文本電子版、甲乙方基本信息等，永久保存，便于共享查閱;

　　二是合同起草、會簽審批過程在線進行，規(guī)范了專業(yè)管理，提高了辦公效率;

　　三是提供了靈活多樣的查詢匯總方式，可以按合同類型、地域、專業(yè)、甲乙方等多種口徑查詢匯總;

　　四是業(yè)務過程對合同的履行結果可以反饋合同，作為合同履行記錄，如對合同的結算付款結果從資金管理模塊自動反饋合同，與合同應付款形成對比;五是通過合同提醒和反饋的履約數(shù)據(jù)，可自動提示合同履約風險，例如可以設置合同竣工日期到期前自動提醒。

　　結算報量管理。系統(tǒng)的結算報量管理可實現(xiàn)對業(yè)主報量的全程在線統(tǒng)計，可自動生成專業(yè)管理需要的各種計量表格和申報表，匯總形成計量臺帳及報表，計量匯總數(shù)據(jù)形成項目收入進入綜合分析、項目銀行等其他模塊。

　　專業(yè)、勞務分包管理。針對分包隊伍管理，系統(tǒng)建立了相關單位信息庫，對分包隊伍實行在線統(tǒng)一管理。系統(tǒng)記錄 了各相關單位的基本信息、等級評定、歷次合作、準入規(guī)則等，只有被評定合格的分包隊伍才可以簽訂分包合同，準入信息庫中沒有的單位，或被列入黑名單的單位 不能選用，從而規(guī)范了專業(yè)管理，加強了制度的執(zhí)行力。

　　針對分包合同、分包計量、分包結算、資金支付的管理，系統(tǒng)一是實現(xiàn)了分包合同的在線起草、審批與簽訂;二是可通過系統(tǒng)的分包計量功能形成對分包 單位中間報量的確認，并在此基礎上，自動讀取各專業(yè)對分包單位日常管理的獎罰信息，形成對分包單位的結算單，作為財務帳原始憑證;同時，在結算金額的基礎 上，系統(tǒng)可以自動提取分包單位材料超領、甲方代購材料、設備超耗數(shù)據(jù)等作為支付資金時的扣款依據(jù)，這些扣款數(shù)據(jù)由材料、設備專業(yè)在本專業(yè)模塊業(yè)務處理過程 中，通過實際耗用與分包單位耗用計劃比對形成，作為扣款的參考數(shù)據(jù)。

　　材料管理。首鋼建設經(jīng)過大量的實際業(yè)務管理調研，在該模塊的研發(fā)和實施應用方面，把握了兩個原則：一是注重業(yè)務過程管理，而非狀態(tài)型的事后記錄;二是 “事前有控制、事中有記錄、事后可追溯”，通過這兩個原則實現(xiàn)了系統(tǒng)與實際管理的高度融合。

　　首鋼建設項目管理信息系統(tǒng)，從材料管理實際業(yè)務出發(fā)，實現(xiàn)了對材料量、價、質等三方面的綜合管控。

　　量的控制：

　　①從制度和軟件兩方面保證材料計劃的提出和精準性，沒有材料計劃無法簽訂材料采購合同，對項目材料耗用量做到了事前控制。

　?、谝罁?jù)分包隊伍材料領用計劃來控制分包隊伍的材料領用量，并最終作為超領扣款依據(jù)，降低了材料數(shù)量耗用風險;

　　③材料合同簽訂、入庫超計劃用量，則紅色預警風險。

　　價的控制：

　?、傧到y(tǒng)可實現(xiàn)集中采購、競標采購后調撥項目使用，一定程度上控制了材料采購的價格;

　　②系統(tǒng)記錄歷次材料入庫價、合同簽訂價并與編碼庫中維護的材料指導單價形成對比圖(材料價格曲線)，為材料采購人員提供材料的某一時間段的價格變動趨勢，以便參考分析;

　?、鄄牧先霂靻蝺r超合同單價，則綠色預警提示，起到了材料價格風險過程控制的作用;

　?、芟到y(tǒng)根據(jù)材料入庫驗收情況自動生成材料采購結算單，減少了中間環(huán)節(jié)。

　　質的控制：

　?、俸细窆谭娇蛇M入相關單位信息庫;

　　②材料的合同簽訂、收料、發(fā)料、庫存，每個環(huán)節(jié)的材料明細都具有可追溯性，出現(xiàn)質量問題可以一查到底;

　　設備管理。系統(tǒng)的設備管理模塊形成了以設備臺帳和設備編碼庫為基礎支撐的設備管理體系。主要包括自有設備日常管理和項目使用設備的管控兩方面的內(nèi)容。

　　專業(yè)管理方面，具有設備臺帳記錄，設備調撥管理，設備折舊管理，設備的維修保養(yǎng)、檢測記錄及自動提醒等功能。

　　工程項目設備使用管理方面，一是設備使用必須以設備計劃為入口，設備計劃的提出又可以與經(jīng)過系統(tǒng)審批的施工方案進行對照，一定程度上杜絕了項目使用設備及機械費用發(fā)生不規(guī)范的現(xiàn)象;二是設備臺班在線填報，保證了臺班數(shù)據(jù)的真實性，透明性，中間結算過程簡單、明了。

　　結算管理。系統(tǒng)設置了獨立的結算模塊，實現(xiàn)了材料、設備、分包、通用合同結算的統(tǒng)一管理和匯總查詢分析。業(yè) 務過程數(shù)據(jù)流轉到結算中心，自動生成結算單，減少了手工工作量，避免了數(shù)據(jù)漏洞;超合同結算實時預警，減少了對分包隊伍的結算風險;實現(xiàn)了結算過程網(wǎng)上流 轉，結算結果實時打印;結算數(shù)據(jù)自動匯總統(tǒng)計，形成了相關單位的結算掛賬統(tǒng)計中心、查詢中心。

　　成本管理。實時歸集：為真實反映項目成本，系統(tǒng)設計了實時的成本歸集方式，所有成本數(shù)據(jù)都來源于業(yè)務數(shù)據(jù)， 一是材料成本以穩(wěn)健性原則實行材料按工程部位領耗，一經(jīng)領耗就自動進入成本歸集，二是業(yè)務過程中的設備租賃、分包以實時結算掛賬數(shù)據(jù)進入項目成本歸集，保 證數(shù)據(jù)及時、真實、可靠;三是財務費用、項目期間費用等通過借款報銷核銷、資金審批環(huán)節(jié)進入工程成本，保證了項目成本數(shù)據(jù)的完整性，有效地解決了財務核算 由于時間滯后、人為因素影響，而不能及時、真實地反映項目實際成本的問題。同時為了通過信息化提升專業(yè)管理水平，業(yè)務過程數(shù)據(jù)在生成系統(tǒng)項目成本數(shù)據(jù)的同 時，通過本系統(tǒng)打印的業(yè)務憑證提交財務專業(yè)，作為入賬原始憑證，與財務管理實現(xiàn)了業(yè)務對接。

　　成本分析：系統(tǒng)一是可將實時的成本歸集數(shù)據(jù)與成本測算進行分部位對比，為項目實施、成本過程管控提供有價值的數(shù)據(jù)參考;二是系統(tǒng)還可以實現(xiàn)對投 標成本(合同簽訂金額)、目標成本(項目部承包價格)、測算成本及實際成本的總量對比。通過一總一分，一動一靜的項目數(shù)據(jù)對比及定性分析，可及時發(fā)現(xiàn)項目 經(jīng)營過程中的經(jīng)營風險，以便調整經(jīng)營策略，防止?jié)撎潿F(xiàn)象發(fā)生;三是采用穿透式分析方式，可逐級追溯，直至成本源，有利于分析成本異常信息。

　　資金管理。首鋼建設項目管理系統(tǒng)的整體設計思路遵循“無計劃、不發(fā)生;無發(fā)生、不記錄;無記錄，不結算;無結算、不付款”的原則，資金在線流轉審批是整個系統(tǒng)管理的關鍵環(huán)節(jié)。

　　系統(tǒng)的資金管理模塊實現(xiàn)了項目資金在線流轉審批，借款、報銷核銷管理和項目內(nèi)部銀行管理。通過項目資金平臺審批支付，約束了其他業(yè)務過程必須在線完成，提高了系統(tǒng)應用的推廣力度;另外，付款以結算作為必要條件，避免了付款超結算的資金支付風險。

　　施工、質量、安全管理。施工管理：網(wǎng)絡計劃、形象進度、施工檢查、項目日志和工程獎罰。網(wǎng)絡計劃分為工程總 體網(wǎng)絡計劃和月度網(wǎng)絡計劃及完成情況管理，可在線繪制并進行風險分析，指導下一階段施工;形象進度管理，可通過系統(tǒng)對工程實際進度情況按照專業(yè)管理的要求 定期反饋，并上傳現(xiàn)場照片，與當期計劃進度對比后，可直觀地分析工程實際進展并實時調整工程組織模式;項目日志管理，系統(tǒng)充分利用信息化的存儲與共享功 能，設置了項目日志線上填報，一改傳統(tǒng)模式下日志填寫走過場的情況，為項目索賠提供了有力依據(jù);工程獎罰管理，與工程檢查相關的獎罰信息可以在線填報并落 實到相關單位。

　　安全管理：安全計劃、危險源識別、安全教育、安全檢查、安全整改、安全獎罰和安全事故。系統(tǒng)可實現(xiàn)安全目標管理責任書和安全工作計劃的在線存 儲、危險源識別在線記錄、安全教育培訓情況在線存儲，便于上級主管部門隨時了解工作情況;檢查記錄、隱患問題整改記錄實時上傳，可依據(jù)檢查及整改情況，在 系統(tǒng)中進行專業(yè)考核在線審批，并自動將考核結果落實到相關項目的相關施工隊伍，避免了中間環(huán)節(jié)，提高了安全管理的時效性，問題、整改過程、整改結果在線透 明，加強了專業(yè)管理力度。

　　質量管理：質量創(chuàng)優(yōu)規(guī)劃、質量檢查及整改、質量交接、質量獎罰。系統(tǒng)實現(xiàn)了質量規(guī)劃、質量檢查及整改、質量交接的在線記錄和審批，質量獎罰直接 落實到施工隊伍，運用信息化手段，保證了檢查、整改等記錄的實時性，檢查整改的信息能夠在集團、分公司、項目部三級管理之間對等傳遞。

　　竣工管理。首鋼建設的竣工管理主要包括工程實施過程中技術資料和經(jīng)濟資料的收集工作。系統(tǒng)的竣工管理實現(xiàn)了按專業(yè)標準模板收集上傳工程資料，平臺存儲，方便查閱，永久保存，避免了因人員流動等因素造成的資料缺失;同時工程竣工時可推送到檔案管理系統(tǒng)，形成電子檔案。

　　項目管理信息系統(tǒng)的特色

　　以企業(yè)自身管理為基礎規(guī)劃設計。首鋼建設項目管理信息系統(tǒng)的規(guī)劃及實施，充分考慮了集團、分公司、項目部三 個層級的管理需求及實際應用需求，對各層級的需求進行了充分的調研和分析，利用近一年的時間，由各專業(yè)管理部門牽頭，梳理管理流程，修訂管理制度，從中發(fā) 現(xiàn)了不少管理方面的問題和薄弱環(huán)節(jié)，形成了《首鋼建設經(jīng)營管理薄弱環(huán)節(jié)梳理調研報告》，提交公司決策層，針對發(fā)現(xiàn)的管理問題和薄弱環(huán)節(jié)，多次召開研討會， 查找問題，制訂措施，從而使項目管理信息化規(guī)劃實施和管理緊密結合，以專業(yè)管理為基礎，大大提高了信息化和專業(yè)管理的融合度。

　　以計劃為龍頭提升管理。首鋼建設項目管理信息系統(tǒng)在項目管理整個生命周期的管控設計上，無論是經(jīng)濟業(yè)務還是 管理業(yè)務均遵循PDCA循環(huán)的管理控制理念，從根本上解決軟件不能解決的提升企業(yè)管理軟實力的問題。采用以項目施工組織設計和施工預算為龍頭的PDCA大 循環(huán)管控思路，一方面可對全部業(yè)務的發(fā)生進行預控，另一方面也可以通過將同類工程的成本測算模板標準化，為同類工程積累經(jīng)驗數(shù)據(jù)，便于下一個工程進行改 進;同時，系統(tǒng)在各個專業(yè)管理模塊中，均設置了本專業(yè)的PDCA管控小循環(huán)，在專業(yè)管理的關鍵環(huán)節(jié)設計上還體現(xiàn)了PDCA微循環(huán)設計，用計劃指導實際業(yè)務 發(fā)生，用實際業(yè)務與計劃的偏差分析來不斷修正計劃，通過提高計劃的精準度來提升項目管理水平。

　　以資金為抓手深化應用。首鋼建設項目管理系統(tǒng)的業(yè)務管控原則是“無計劃、不發(fā)生;無發(fā)生、不記錄;無記錄， 不結算;無結算、不付款”，系統(tǒng)的一切資金數(shù)據(jù)均來源于實際的業(yè)務管理過程;在信息系統(tǒng)投入運行后，企業(yè)明確了沒有系統(tǒng)自動生成的、并在線流轉審批完的資 金申請單，財務部門不予付款的專業(yè)管理制度，通過軟硬兩項約束措施，一方面保證了系統(tǒng)推廣應用無障礙，另一方面也提高了系統(tǒng)的實際應用價值，減少了各管理 環(huán)節(jié)之間的管理漏洞。

　　實施效果

　　優(yōu)化管理流程，打造標準化管理程序。首鋼建設的項目管理信息化實施的過程，就是對自身的管理流程和管理方式進行梳理與再造的過程。通過應用系統(tǒng)建設，不但規(guī)范了管理流程，加強了標準化管理，還為各項管理制度的落實提供了有力支撐。

　　提高管理深度，實現(xiàn)精細化管控。首鋼建設的項目管理信息系統(tǒng)，主要應用模塊均為定制研發(fā)，通過對系統(tǒng)架構的縝密設計，實現(xiàn)了各個業(yè)務環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)的流程化，減少了人為因素的影響，增加了透明度，提高了管理深度。

　　加強過程控制，提升企業(yè)盈利水平。首鋼建設項目管理信息系統(tǒng)的定位是業(yè)務管控，業(yè)務在線操作，數(shù)據(jù)及時統(tǒng)計，項目成本分析實時進行，有效地解決了財務核算體系相對滯后的問題，提高了項目成本管控水平，同時又為財務專業(yè)的經(jīng)營成果的核算提供了檢驗依據(jù)，提升了企業(yè)盈利水平。

　　實現(xiàn)信息共享，提升綜合分析能力，支撐各層級領導經(jīng)營決策。首鋼建設項目管理信息系統(tǒng)的應用，打造了信息共享平臺，為各項管理工作提供了強大的數(shù)據(jù)支撐，可實現(xiàn)單一專業(yè)的縱向逐級分析，也可以實現(xiàn)多專業(yè)間的橫向綜合分析，為集團各層級領導的經(jīng)營決策提供了有力的依據(jù)。

　　業(yè)務在線處理，提高工作效率與質量。隨著首鋼建設市場區(qū)域的不斷擴展，通過項目管理信息系統(tǒng)的應用，業(yè)務過程在線操作、在線流轉審批，提高了多地域管理的工作效率;系統(tǒng)龐大的計算功能，可對業(yè)務結果進行自動匯總統(tǒng)計，報表自動生成，減少手工工作量的同時，也提高了工作質量。

　　存在的問題和啟示

　　問題：信息系統(tǒng)對業(yè)務擴展的技術支撐較弱。

　　啟示：“規(guī)劃先行，架構支撐”，前期規(guī)劃和管理業(yè)務梳理(標準化、流程化、制度化)必須全面、深入;抽象出整體業(yè)務架構來支撐多樣化的管理業(yè)務。

　　問題：系統(tǒng)整合未完全實現(xiàn)。項目管理系統(tǒng)與人力系統(tǒng)、財務系統(tǒng)之間實現(xiàn)業(yè)務集成，但未進行系統(tǒng)整合，存在部分重復工作和數(shù)據(jù)銜接的問題。

　　啟示：信息化是一個持續(xù)的過程，不可能一蹴而就。“整體規(guī)劃，分步實施”，最終達到系統(tǒng)數(shù)據(jù)統(tǒng)一化，為企業(yè)經(jīng)營決策提供支撐。

　　問題：報表和結果展示部分不完善。業(yè)務過程數(shù)據(jù)全面反映在系統(tǒng)中，但數(shù)據(jù)報表和業(yè)務結果展示相對欠缺，目前，正在規(guī)劃完善的報表中心，打造綜合的經(jīng)營管控和決策支持系統(tǒng)。

　　啟示：系統(tǒng)建設的目的：一是管控，二是經(jīng)營決策支持。

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