項(xiàng)目群管理信息支持平臺(tái)的用戶及需求

　　由于項(xiàng)目群管理信息支持平臺(tái)應(yīng)用于整個(gè)組織范圍內(nèi)的項(xiàng)目，因此有大量不同層次的用戶，根據(jù)項(xiàng)目群管理的層次，組織內(nèi)用戶主要包括企業(yè)決策層、戰(zhàn)略層、戰(zhàn)術(shù)層以及運(yùn)營層幾個(gè)層次，如表1所示，具體包括：(1)組織高層管理人員：組織的決策者和領(lǐng)導(dǎo)者，負(fù)責(zé)戰(zhàn)略管理層次管理。(2)資源經(jīng)理：負(fù)責(zé)資源的管理以及資源分配時(shí)的優(yōu)先度確定等。(3)項(xiàng)目群經(jīng)理：負(fù)責(zé)項(xiàng)目群的狀態(tài)分析、項(xiàng)目間的協(xié)調(diào)等工作。(4)項(xiàng)目經(jīng)理：負(fù)責(zé)單個(gè)項(xiàng)目的計(jì)劃、執(zhí)行、控制和最終交付。(5)計(jì)劃執(zhí)行人員：即具體實(shí)施人員。

表1 項(xiàng)目群管理信息支持平臺(tái)的主要用戶及所需功能特征

    項(xiàng)目群管理信息平臺(tái)的功能設(shè)計(jì)

　　從項(xiàng)目群管理的基礎(chǔ)理論和項(xiàng)目群管理信息支持平臺(tái)用戶的功能需求特征出發(fā)，項(xiàng)目群管理信息平臺(tái)應(yīng)具有的基本功能有以下方面。

　　資源管理。由于項(xiàng)目群管理面向的對(duì)象是組織范圍內(nèi)各項(xiàng)目群的所有項(xiàng)目，它們使用同一個(gè)資源庫，因此，項(xiàng)目群管理信息平臺(tái)必須支持資源分配、資源監(jiān)控、資源預(yù)測以及對(duì)資源的荷載分析等，以有效的進(jìn)行組織級(jí)的資源管理。

　　項(xiàng)目群管理。這是項(xiàng)目群管理信息支持平臺(tái)的核心功能之一。主要功能包括項(xiàng)目群的計(jì)劃與控制、項(xiàng)目群的協(xié)調(diào)管理等功能，項(xiàng)目群的計(jì)劃功能可以結(jié)合關(guān)鍵鏈方法，項(xiàng)目群的管理控制可以結(jié)合已獲價(jià)值管理等項(xiàng)目管理的方法和工具。項(xiàng)目群管理還應(yīng)具有較強(qiáng)的項(xiàng)目協(xié)調(diào)與交流功能，該功能可以配合發(fā)展較迅速的視頻、音頻等媒體技術(shù)，為解決項(xiàng)目間的相互溝通問題提供一個(gè)平臺(tái)。

　　項(xiàng)目管理。輔助單個(gè)項(xiàng)目的項(xiàng)目管理仍然是多項(xiàng)目管理信息支持平臺(tái)的一個(gè)功能，這是多項(xiàng)目管理信息的來源，也是多項(xiàng)目管理目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的根本。該功能可以通過接口與目前較為流行的Microsoft Project、P3等項(xiàng)目管理軟件集成來實(shí)現(xiàn)。該功能應(yīng)提供靈活而豐富的報(bào)表和視圖功能。

　　文檔管理。這雖不是多項(xiàng)目管理信息支持平臺(tái)的核心功能，但是不可缺少的基本功能之一。文檔涉及的一般是和交付成果以及任務(wù)相關(guān)的信息，如會(huì)議紀(jì)要、考察報(bào)告、工作記錄等。

　　知識(shí)庫管理。項(xiàng)目群管理信息支持平臺(tái)的一個(gè)基本功能就是提供知識(shí)管理的部分功能，對(duì)項(xiàng)目群模版、項(xiàng)目模版等進(jìn)行管理，目的是“積累經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)，減少重復(fù)勞動(dòng)，提高企業(yè)智商，避免企業(yè)失憶”。

　　用戶與安全管理。項(xiàng)目群管理信息支持平臺(tái)的用戶是多層次的，出于不同的管理層次，用戶對(duì)數(shù)據(jù)的訪問權(quán)限也是不同的，因此，項(xiàng)目群管理信息平臺(tái)還必須提供用戶及安全管理，包括用戶管理、系統(tǒng)安全和數(shù)據(jù)安全管理等。

　　項(xiàng)目群管理信息支持平臺(tái)是面向組織內(nèi)所有項(xiàng)目的信息管理平臺(tái)，與傳統(tǒng)的單項(xiàng)目管理軟件相比，項(xiàng)目群管理信息支持平臺(tái)具有如下特征。

　　數(shù)據(jù)的層次化。項(xiàng)目群管理信息支持平臺(tái)需要同時(shí)管理多個(gè)項(xiàng)目，而這些項(xiàng)目有統(tǒng)一的戰(zhàn)略目標(biāo)、統(tǒng)一的組織、使用同一個(gè)資源庫、有統(tǒng)一的信息編碼體系等，因此項(xiàng)目群管理信息支持平臺(tái)具有數(shù)據(jù)的分級(jí)與層次化管理的特征。

　　數(shù)據(jù)的集成化管理。項(xiàng)目群管理信息支持平臺(tái)將各類數(shù)據(jù)集成于一個(gè)統(tǒng)一的模型內(nèi)，通過數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)化處理實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的集成化管理，如投資、進(jìn)度、資源的集成。

　　與其他系統(tǒng)地可集成性。項(xiàng)目群管理信息支持平臺(tái)與組織中其他系統(tǒng)集成會(huì)具有更好的使用效果，否則會(huì)產(chǎn)生信息孤島效應(yīng)，項(xiàng)目群管理信息支持平臺(tái)可以使用企業(yè)數(shù)據(jù)庫，提供與其他系統(tǒng)地集成接口。

　　項(xiàng)目群管理信息系統(tǒng)功能模型

　　項(xiàng)目群管理者需要對(duì)分布于不同地點(diǎn)的項(xiàng)目進(jìn)行實(shí)時(shí)和協(xié)同控制，需要對(duì)大量變化的、不確定的信息進(jìn)行即時(shí)判斷做出決策。項(xiàng)目群管理信息系統(tǒng)的核心理念是從企業(yè)戰(zhàn)略角度進(jìn)行信息共享、協(xié)同和優(yōu)化項(xiàng)目群管理信息系統(tǒng)的功能模型如圖1所示。

　　圖1 項(xiàng)目群管理信息系統(tǒng)功能模型

　　項(xiàng)目群管理辦公室、項(xiàng)目群管理功能模塊與可視化及信息技術(shù)支持模塊是信息系統(tǒng)的核心部分，是按照企業(yè)戰(zhàn)略要求、項(xiàng)目群特點(diǎn)、項(xiàng)目群管理功能要求監(jiān)理的。

　　項(xiàng)目群管理辦公室將公司的戰(zhàn)略與項(xiàng)目群及其中的項(xiàng)目關(guān)聯(lián)起來，確保每個(gè)項(xiàng)目都反映由高級(jí)管理層所建立的各項(xiàng)戰(zhàn)略目標(biāo)，進(jìn)行項(xiàng)目群協(xié)同管理。它根據(jù)項(xiàng)目相應(yīng)的優(yōu)先級(jí)、相關(guān)性以及各個(gè)項(xiàng)目之間的依賴性，進(jìn)行項(xiàng)目選擇及優(yōu)先次序排定，并應(yīng)用各種知識(shí)、技能、技術(shù)、方法和工具，平衡和配置各種資源，保證和提高企業(yè)內(nèi)項(xiàng)目群管理及交付物的質(zhì)量。它提供一個(gè)中立的、集權(quán)的平臺(tái)來計(jì)劃、洽商和分析項(xiàng)目群中的項(xiàng)目，也是項(xiàng)目間的信息交換中心。項(xiàng)目管理功能模塊按照管理要素和管理職能分解，為項(xiàng)目管理功能實(shí)現(xiàn)提供保證。

　　可視化及信息技術(shù)支持模塊為信息系統(tǒng)的建立和運(yùn)行提供技術(shù)支持、解決方案和載體。知識(shí)管理系統(tǒng)對(duì)項(xiàng)目群管理活動(dòng)中形成了大量的顯性或隱性的知識(shí)進(jìn)行保存和處理，應(yīng)用信息技術(shù)和知識(shí)集成技術(shù)，建立以知識(shí)和信息為基礎(chǔ)的知識(shí)集成平臺(tái)，促進(jìn)知識(shí)和信息交流共享。工作流程管理系統(tǒng)是對(duì)項(xiàng)目群日常工作的管理，按照工作流程，應(yīng)用各種技術(shù)方法，實(shí)現(xiàn)工作活動(dòng)的無縫連接。信息系統(tǒng)通過用戶界面實(shí)現(xiàn)信息的傳遞、交流和反饋，實(shí)現(xiàn)管理活動(dòng)的執(zhí)行和改善，并通過報(bào)告系統(tǒng)向各干系人提供綜合的報(bào)告。

　　項(xiàng)目群管理信息平臺(tái)的體系結(jié)構(gòu)

　　項(xiàng)目群管理信息支持平臺(tái)的體系結(jié)構(gòu)如圖2所示。項(xiàng)目群管理信息支持平臺(tái)的核心部分是具有一個(gè)龐大的數(shù)據(jù)庫組織，在這個(gè)數(shù)據(jù)庫組織中，項(xiàng)目數(shù)據(jù)庫和知識(shí)庫是兩個(gè)主要的數(shù)據(jù)庫，項(xiàng)目數(shù)據(jù)庫主要存儲(chǔ)的是企業(yè)范圍內(nèi)所有項(xiàng)目的信息，知識(shí)庫的目的是對(duì)企業(yè)自身的項(xiàng)目實(shí)施成功方法經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行積累和管理，便于類似項(xiàng)目借鑒，有利于培養(yǎng)企業(yè)的核心競爭力。另外，企業(yè)的各種標(biāo)準(zhǔn)化管理模版也主要存儲(chǔ)在知識(shí)庫中，方便各項(xiàng)目調(diào)用，提高項(xiàng)目管理的效率。

　　圖2 項(xiàng)目群管理信息支持平臺(tái)的體系結(jié)構(gòu)圖

　　根據(jù)管理主體的不同層次以及不同需求，多項(xiàng)目管理信息支持平臺(tái)具有多個(gè)應(yīng)用服務(wù)器。每個(gè)層次的管理主體應(yīng)用多項(xiàng)目管理信息支持平臺(tái)的功能是不同的，享有的數(shù)據(jù)以及數(shù)據(jù)處理權(quán)限也是不同的，例如，在組織高層管理層，管理者看到的數(shù)據(jù)不需要細(xì)化到各個(gè)項(xiàng)目的具體執(zhí)行情況數(shù)據(jù)，他們更樂于看到一些經(jīng)過項(xiàng)目經(jīng)理、項(xiàng)目群經(jīng)理整理匯總過的數(shù)據(jù)，在這些數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，他們可以進(jìn)行項(xiàng)目選擇和管理決策。

　　項(xiàng)目群管理信息平臺(tái)的開發(fā)原則

　　實(shí)用性。項(xiàng)目群管理信息支持平臺(tái)采用的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和軟、硬件產(chǎn)品要滿足多項(xiàng)目信息傳輸和企業(yè)管理的需要，整個(gè)信息支持平臺(tái)易于操作、管理和維護(hù)，便于用戶掌握和學(xué)習(xí)使用。

　　安全性。項(xiàng)目群管理信息支持平臺(tái)擁有達(dá)到用戶要求的安全保密機(jī)制，保證數(shù)據(jù)完整可靠，不被非法讀取或更改，對(duì)網(wǎng)絡(luò)病毒的傳播提供防范措施，根據(jù)具體情況采用訪問控制列表、子網(wǎng)隔離和“防火墻”等安全控制措施。

　　標(biāo)準(zhǔn)性。項(xiàng)目群管理信息支持平臺(tái)應(yīng)采用大多數(shù)廠商支持的國際標(biāo)準(zhǔn)協(xié)議。在平臺(tái)的開發(fā)過程中，充分考慮各企業(yè)的管理規(guī)范，符合各企業(yè)的管理要求。多項(xiàng)目管理信息支持平臺(tái)的硬件環(huán)境、通訊環(huán)境、軟件環(huán)境、操作平臺(tái)之間的相互間依賴要減至最小。

　　開放性。項(xiàng)目群管理信息支持平臺(tái)所采用的硬件平臺(tái)、軟件平臺(tái)、網(wǎng)絡(luò)協(xié)議等均符合開放系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)，易與其他系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)互聯(lián)。信息平臺(tái)易于擴(kuò)充，相對(duì)獨(dú)立的子功能系統(tǒng)能方便地進(jìn)行管理。外界環(huán)境改變時(shí)，多項(xiàng)目管理信息支持平臺(tái)可以不作修改或僅作少量修改就能在新環(huán)境下運(yùn)行。同時(shí)，多項(xiàng)目管理信息支持平臺(tái)應(yīng)建立開放式的數(shù)據(jù)接口，支持常用的軟件，如項(xiàng)目管理軟件、CAD等。

　　經(jīng)濟(jì)性。最大限度地減少企業(yè)的經(jīng)濟(jì)投入，力求最佳的性能價(jià)格比，充分利用企業(yè)已有的軟、硬件資源，以保護(hù)原有投資。

　　總體規(guī)劃，分步實(shí)施。進(jìn)行規(guī)劃前，可聘請專家對(duì)整個(gè)過程進(jìn)行詳細(xì)的評(píng)估，根據(jù)企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)和內(nèi)外約束條件，確定總目標(biāo)和總體結(jié)構(gòu)。實(shí)施時(shí)，可首先選擇管理水平較高、計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平較高的若干項(xiàng)目作為突破口，取得示范效應(yīng)，同時(shí)培訓(xùn)員工、積累經(jīng)驗(yàn)，由點(diǎn)到面逐漸普及到企業(yè)范圍內(nèi)的所有項(xiàng)目。