挖掘物資采購的效益潛力

發(fā)布日期：2014-07-15來源：本網(wǎng)編輯：龔煒

[摘要]緣何把總成本的有效降低作為衡量成本控制效果的主要標(biāo)準(zhǔn)？

　　鐵路工程項(xiàng)目是典型的資金和技術(shù)密集型項(xiàng)目。物資采購管理作為項(xiàng)目管理的重要組成部分，貫穿于項(xiàng)目建設(shè)的始終。贛龍鐵路復(fù)線工程項(xiàng)目涉及的材料和設(shè)備類別品種多、技術(shù)要求高、涉及面廣、采購量大，采購管理稍有失誤，不但會(huì)影響工程的質(zhì)量、進(jìn)度和成本，甚至?xí)绊戫?xiàng)目的成功。因此，加強(qiáng)采購管理，保證材料設(shè)備供應(yīng)質(zhì)量，對確保贛龍工程順利建設(shè)、成功運(yùn)營意義重大。

　　贛龍項(xiàng)目的建設(shè)特點(diǎn)

　　規(guī)模大。贛龍鐵路起于贛縣站，訖于龍巖站，里程范圍DK22+100～DK272+788.94,正線全長249.418KM，其中江西省范圍113.639km，福建省范圍289.17079KM。本工程線路位于江西省東南部、福建省西南部，西起江西贛州市贛縣，東訖福建省龍巖市，途經(jīng)江西省的贛縣、于都縣、會(huì)昌縣、瑞金市和福建的長汀縣、連城縣、上杭縣、新羅區(qū)。施工的分項(xiàng)工程主要有8橋7隧。

　　工期緊。該工程開工日期為2010年9月1日，計(jì)劃竣工日期為2014年2月28日，計(jì)劃工期42個(gè)月。

　　材料和設(shè)備多。該工程共使用十六種機(jī)械設(shè)備，例如鋪軌機(jī)、架橋機(jī)、龍門吊、混凝土輸送泵等，所涉及的材料達(dá)上千種，例如水泥、鋼材、砂石料等。

　　物資采購量大且采購工作復(fù)雜。該項(xiàng)目材料、設(shè)備采購費(fèi)用約占概算投資的70%，主要是國內(nèi)采購。既有專利設(shè)備，又有常規(guī)化工材料、設(shè)備，既有長周期設(shè)備，又有大宗材料。

　　贛龍項(xiàng)目物資采購原則

　　適時(shí)：即按規(guī)定的時(shí)間進(jìn)行采購。按照采購計(jì)劃的要求，結(jié)合市場環(huán)境變化的因素，審時(shí)度勢，于最適合的時(shí)間進(jìn)行采購，以達(dá)到滿足工程需要、節(jié)約施工成本的目的。

　　適質(zhì)：即適宜的質(zhì)量。所購物資質(zhì)量是影響產(chǎn)品質(zhì)量、成本的重要因素之一，質(zhì)量過高，超過工程需要，是一種浪費(fèi);質(zhì)量過低，不能滿足工程要求，影響工程質(zhì)量。

　　適價(jià)：可通過集中采購、招標(biāo)采購等方式實(shí)現(xiàn)最低價(jià)格。

　　適量：即按規(guī)定的數(shù)量進(jìn)行采購。

　　合法：即采購行為必須符合國家政策、法律、法規(guī)及本單位的規(guī)章制度。

　　贛龍項(xiàng)目物資采購模式

　　由于鐵路建設(shè)物資設(shè)備分為甲供、甲控、自購三類，即甲供物資、甲控物資、自購物資。因此，贛龍項(xiàng)目物資、設(shè)備采購主要采用一下模式：

　　業(yè)主采購：甲供物資、甲控物資由業(yè)主采購或業(yè)主指定廠商定向采購供應(yīng);

　　公司物設(shè)部或委托項(xiàng)目部自購物資：除業(yè)主采購供應(yīng)以外的其它主要物資，包括鋼材、水泥、商品砼、鋼軌、道岔、連接件及配件、橋梁梁片等;

　　項(xiàng)目部采購：0.5萬元人民幣以下不構(gòu)成工程主體的零星急用物資;

　　集司參與采購：在一個(gè)標(biāo)段內(nèi)由兩個(gè)及以上公司施工且需招標(biāo)采購的物資;

　　招(議)標(biāo)采購：一次性采購價(jià)值在0.5萬元人民幣及以上的物資;公司物設(shè)部可委托項(xiàng)目部招(議)標(biāo)采購部份物資。符合招標(biāo)條件而因特殊原因未實(shí)施者須報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

　　物資采購堅(jiān)持“優(yōu)質(zhì)、可靠、低成本”的原則。公司對主要物資生產(chǎn)(供應(yīng))商實(shí)行準(zhǔn)入制度，動(dòng)態(tài)管理。甲供物資的合格生產(chǎn)(供應(yīng))商名錄執(zhí)行鐵道部規(guī)定，其他主要物資的合格生產(chǎn)(供應(yīng))商名錄由公司審定發(fā)布。主要物資采購必須在鐵道部和公司公布的合格生產(chǎn)(供應(yīng))商中進(jìn)行。

　　合格供應(yīng)商名單的選擇和確定

　　在項(xiàng)目經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)下組織工程、試驗(yàn)、物資部門按以下內(nèi)容進(jìn)行結(jié)構(gòu)材料合格供方的評定。

　　資源調(diào)查：各級(jí)物資管理部門應(yīng)組織相關(guān)人員經(jīng)常性的開展物資市場調(diào)查，調(diào)查的主要內(nèi)容應(yīng)包括各種主要材料的供應(yīng)廠商、供貨能力、產(chǎn)品質(zhì)量、供應(yīng)價(jià)格、運(yùn)輸條件等，同時(shí)應(yīng)注意收集供應(yīng)廠商的有關(guān)資料，為采購合同的訂立及采購合同的修改提供基礎(chǔ)性數(shù)據(jù)支持。

　　物資適應(yīng)性檢驗(yàn)：凡需要在采購前進(jìn)行檢驗(yàn)的物資，應(yīng)由試驗(yàn)室根據(jù)物設(shè)部門提供的供應(yīng)商對其供應(yīng)的物資進(jìn)行檢驗(yàn)，試驗(yàn)室出具檢驗(yàn)報(bào)告及相關(guān)材料，物設(shè)部門根據(jù)試驗(yàn)室提供的實(shí)驗(yàn)結(jié)果擬定潛在供應(yīng)商候選名單。

　　供應(yīng)商資格預(yù)審：對于自購物資，物資管理部門根據(jù)物資申請計(jì)劃和工程技術(shù)要求選擇供應(yīng)商，選擇供應(yīng)商應(yīng)進(jìn)行資格預(yù)審。資格預(yù)審應(yīng)審查：供應(yīng)商和代理商的企業(yè)簡介、營業(yè)執(zhí)照、法人代碼證、資質(zhì)證書、生產(chǎn)許可證、質(zhì)量體系認(rèn)證證書、企業(yè)財(cái)務(wù)狀況等資質(zhì)證明文件的完整性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性、時(shí)效性，并將審查結(jié)果填入《供方評價(jià)表》。對于資源調(diào)查收集的各方面條件較好，價(jià)格較具優(yōu)勢的甲控物資潛在供應(yīng)商，我們應(yīng)盡量幫助其通過建設(shè)單位的資格預(yù)審。

　　供應(yīng)商考察：當(dāng)資格預(yù)審資料不完整或?qū)ξ镔Y有特殊要求或有關(guān)方面對資格預(yù)審有調(diào)查要求時(shí)，物設(shè)管理部門應(yīng)在采購前對供應(yīng)商進(jìn)行考察，必要時(shí)應(yīng)會(huì)同工程技術(shù)和財(cái)務(wù)部門等參加?？疾斓膬?nèi)容為資格預(yù)審尚未包括的項(xiàng)目或須核實(shí)的項(xiàng)目：如生產(chǎn)狀況、人員狀況、原料來源、設(shè)備配置、質(zhì)量保證能力、供貨保證能力、保險(xiǎn)保函能力等?？疾鞈?yīng)形成考察結(jié)果，并作為《供方評價(jià)表》評價(jià)的基礎(chǔ)資料。

　　供應(yīng)商評審：項(xiàng)目經(jīng)理部應(yīng)加強(qiáng)對供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、供貨能力、質(zhì)量保證能力以及是否符合環(huán)保要求、價(jià)格等進(jìn)行綜合評定，保留甲供、甲控物資供應(yīng)商相關(guān)資料，對不合格供應(yīng)商應(yīng)形成報(bào)告報(bào)建設(shè)單位;形成自購料供方評價(jià)表。評價(jià)結(jié)論由物資部填入《合格供方評定表》，經(jīng)評定小組會(huì)簽、項(xiàng)目經(jīng)理批準(zhǔn)后納入《合格供方名冊》，作為物資采購備選的《合格供方名冊》。

　　供應(yīng)商的選擇是贛龍項(xiàng)目物資采購管理中的一個(gè)重要組成部分。項(xiàng)目采購時(shí)應(yīng)該本著“公平競爭”的原則，給所有符合條件的廠商提供均等的機(jī)會(huì)，體現(xiàn)市場經(jīng)濟(jì)運(yùn)行的規(guī)則，控制采購成本，提高采購質(zhì)量。贛龍項(xiàng)目在供貨商選擇中，依據(jù)規(guī)定程序，通過向供貨商發(fā)出調(diào)查問卷、組織評審、實(shí)地考察相結(jié)合的方式，供貨商的實(shí)力及履約能力、資金和信譽(yù)度、產(chǎn)品質(zhì)量可靠性、在本行業(yè)(特別是同類項(xiàng)目)的業(yè)績、售后服務(wù)等進(jìn)行評價(jià)，篩選出適合本項(xiàng)目的合格供應(yīng)商名單，以達(dá)到規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)優(yōu)、價(jià)優(yōu)、保障供應(yīng)的目的。

　　供應(yīng)商的管理

　　對合格供應(yīng)商的資格審查。物資部對評定的《合格供方》建立檔案，跟蹤管理，每年進(jìn)行一次評價(jià)，做出保持或取消供方資格的建議，經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。物設(shè)部門保留《供方評價(jià)表》(必須有評價(jià)結(jié)果)，對通過合格供方評價(jià)的供應(yīng)商，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽后，相關(guān)資料報(bào)公司物設(shè)部審核合格后，列入《合格供方名冊》?！逗细窆┓矫麅浴窇?yīng)進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，每年由原評價(jià)、選擇單位對合格供方進(jìn)行一次復(fù)評，并將所供產(chǎn)品質(zhì)量、交貨時(shí)間、售后服務(wù)等業(yè)績，以及是否保留其合格供方資格等填入“物資供方復(fù)評記錄”，于每年3月10日前報(bào)公司物設(shè)部;對供貨不及時(shí)現(xiàn)象較普遍且在通告后仍未好轉(zhuǎn)的，或供貨不及時(shí)造成較嚴(yán)重影響，除按照合同及時(shí)索賠外，應(yīng)通過評審會(huì)議，及時(shí)將其從《合格供方名冊》中注銷。

　　結(jié)合贛龍項(xiàng)目對供應(yīng)商的管理實(shí)際，筆者認(rèn)為，物資采購后期的管理工作，除落實(shí)供應(yīng)商的售后服務(wù)，同時(shí)還要把對供應(yīng)商的管理納入項(xiàng)目采購管理的一個(gè)部分。通過對供應(yīng)商的管理。一方面可以通過長期的合作來獲得可靠的貨源供應(yīng)和質(zhì)量保證.另一方面又可在時(shí)間長短和購買批量上獲得采購價(jià)格的優(yōu)勢。

　　與供應(yīng)商建立戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系。對于業(yè)主來說，一旦確定了可以長期合作的供應(yīng)商，應(yīng)該與供應(yīng)商之間建立直接的戰(zhàn)略伙伴關(guān)系。雙方本著“利益共享、風(fēng)險(xiǎn)共擔(dān)”的原則，建立一種雙贏的合作關(guān)系，使采購方在長期的合作中獲得貨源上的保證和成本上的優(yōu)勢，也使供應(yīng)商擁有長期穩(wěn)定的大客戶。這種戰(zhàn)略伙伴關(guān)系的確立，能給業(yè)主帶來有效的成本控制利益。

　　對供應(yīng)商的行為實(shí)施績效管理。在與供應(yīng)商的合作過程中應(yīng)該對供應(yīng)商的行為進(jìn)行績效管理，以評價(jià)供應(yīng)商在合作過程中供貨行為的優(yōu)劣。這樣有利于促使供應(yīng)商持續(xù)改善供貨行為，保證優(yōu)質(zhì)優(yōu)價(jià)及時(shí)地供貨。

　　業(yè)主自采的組織與實(shí)施

　　主要采取公開招標(biāo)方式進(jìn)行采購。委托具備相應(yīng)資質(zhì)的招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)進(jìn)行代理。在合格供應(yīng)商范圍內(nèi)進(jìn)行公開招標(biāo)。招投標(biāo)工作領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)從招標(biāo)方案的制定、投標(biāo)單位的資質(zhì)審查、開標(biāo)評標(biāo)、定標(biāo)等各重點(diǎn)環(huán)節(jié)嚴(yán)格把關(guān)。業(yè)主紀(jì)檢監(jiān)察部門全過程參與監(jiān)督。公開招標(biāo)方式可以利用供應(yīng)商之間的競爭來壓低物資價(jià)格，幫助業(yè)主以最低價(jià)格取得符合要求的物資設(shè)備，有利于控制采購成本。項(xiàng)目大宗物資，如鋼筋、鋼材、水泥、木材、油料等的采購，對工程進(jìn)度和工程成本影響很大，必須考慮供應(yīng)商份額的分擔(dān)問題，避免單一貨源，尋求多家供應(yīng)，一般來說，某一種大宗設(shè)備材料的采購.選擇供應(yīng)商的數(shù)量以不超過2—3家為宜，來規(guī)避采購風(fēng)險(xiǎn)。這種做法對于業(yè)主來說，尋求多家供應(yīng)，保證了所選供應(yīng)商承擔(dān)的供應(yīng)份額充足，減少了項(xiàng)目資源供應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)，有利于對供應(yīng)商進(jìn)行壓價(jià)，提高了采購成本控制效果。

　　降低采購成本的措施

　　編制采購預(yù)算。預(yù)算不僅是計(jì)劃活動(dòng)的一個(gè)方面，它還具備一種控制機(jī)能。編制采購預(yù)算的目的，就是要在采購行為之前對采購成本進(jìn)行估計(jì)和預(yù)測.對整個(gè)項(xiàng)目資金進(jìn)行理性規(guī)劃。采購預(yù)算不但能夠?qū)Σ少徺Y金進(jìn)行合理的配置，還能對采購實(shí)施過程中的資金使用進(jìn)行隨時(shí)的檢測與控制，確保其在合理的范闈內(nèi)浮動(dòng)。有了采購預(yù)算的約束，能提高項(xiàng)目資金的使用效率.優(yōu)化采購管理中資源調(diào)配，從而達(dá)到控制采購成本的目的。

　　有效規(guī)避采購環(huán)境的影響。贛龍項(xiàng)目工期較長。物資采購的外部環(huán)境對采購策略的制定、采購計(jì)劃的實(shí)施會(huì)產(chǎn)生重要的影響。外部環(huán)境包括國內(nèi)和國際環(huán)境。國際采購環(huán)境的變化，例如，鋼材、有色金屬、水泥、油料等價(jià)格的波動(dòng)，對國內(nèi)原材料的價(jià)格將產(chǎn)生影響;國內(nèi)外部環(huán)境的影響包括市場季節(jié)性的變化、國家宏觀經(jīng)濟(jì)政策的變化、國家財(cái)政金融政策的調(diào)整、市場利率及匯率的波動(dòng)、金融危機(jī)的存在等各種因素。因此.物資采購策略和采購計(jì)劃制定，必須充分考慮國內(nèi)外采購環(huán)境對采購的影響，在準(zhǔn)確評價(jià)和預(yù)測的基礎(chǔ)上，制定有效措施加以規(guī)避。

　　建立靈敏的市場信息反應(yīng)機(jī)制。業(yè)主如果缺乏對采購市場相關(guān)信息的及時(shí)了解和掌握，會(huì)造成采購工作的延誤。采購預(yù)算的超支，失去成本控制的優(yōu)勢。因此，必須建立靈敏的市場信息反應(yīng)機(jī)制.及時(shí)準(zhǔn)確掌握市場動(dòng)態(tài)和變化趨勢，把握主動(dòng)權(quán)。這種機(jī)制包括：建立重要供應(yīng)商信息數(shù)據(jù)庫、同類物資的價(jià)格目錄數(shù)據(jù)庫、供應(yīng)商考核記錄數(shù)據(jù)庫等，并定期研究分析市場情況。通過建立完善市場信息反應(yīng)機(jī)制，為制定采購策略、采購計(jì)劃，選擇采購方式、采購時(shí)間.提供可靠的依據(jù)。

　　根據(jù)施工需求進(jìn)行采購備料物資采購必須滿足施丁進(jìn)度計(jì)劃對物資的需求。除了滿足計(jì)劃，還要有一定裕度的備料，以保障工程的順利實(shí)施。同時(shí)，根據(jù)現(xiàn)場施工情況科學(xué)地籌劃采購庫存.做到既不能影響工程施工，又要考慮采購成本，防止設(shè)備物資壓庫造成項(xiàng)目資金積壓。此外，還應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目資金情況預(yù)測市場價(jià)格的變化備料，以降低采購成本。例如，鋼筋、鋼材等大宗材料采購，對工程造價(jià)影響較大，這就有必要根據(jù)市場價(jià)格浮動(dòng)的趨勢和工程施工計(jì)劃，同時(shí)還要考慮周轉(zhuǎn)資金的有效利用和利率等情況，選擇合適的進(jìn)貨時(shí)間和批量.以避免受外部環(huán)境的影響。

　　強(qiáng)化全流程控制，有效控制總成本。樹立采購全流程成本控制理念，把總成本的有效降低作為衡量成本控制效果的主要標(biāo)準(zhǔn)，而不是單一的針對采購物資設(shè)備或服務(wù)的價(jià)格。獲得了低價(jià)的采購物品同然是成本的降低，但獲得優(yōu)質(zhì)的服務(wù)、及時(shí)快速的供貨、可靠的貨源保證等也無疑是獲得了成本上的利益。如果單獨(dú)降低某項(xiàng)成本而不顧及其它方面的反應(yīng)，這種成本降低是不會(huì)體現(xiàn)在項(xiàng)目采購管理的利潤之中的。因此，在實(shí)施采購過程中，應(yīng)該從項(xiàng)目采購的全過程來衡量成本上的收效，從項(xiàng)目采購的全過程來探求降低總成本的有效措施。

　　(作者：陜西鐵路工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院 張?jiān)路?

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