如何實(shí)施集中招標(biāo)采購(gòu)

發(fā)布日期：2014-10-20來(lái)源：編輯：龔煒

[摘要]實(shí)行集中招標(biāo)采購(gòu)能夠降低采購(gòu)成本，規(guī)范采購(gòu)管理，提高工作效率，是施工企業(yè)物資設(shè)備采購(gòu)管理的必然趨勢(shì)。

　　集中招標(biāo)采購(gòu)的背景

　　近幾年施工企業(yè)承建的項(xiàng)目越來(lái)越多，新的形勢(shì)給施工企業(yè)帶來(lái)了難得的發(fā)展機(jī)遇，工程項(xiàng)目越來(lái)越大，企業(yè)規(guī)模呈現(xiàn)跨越式發(fā)展，但贏利空間卻越來(lái)越小，這就需要企業(yè)認(rèn)真分析，仔細(xì)研究，不斷探索適應(yīng)現(xiàn)代施工企業(yè)發(fā)展的管理模式。實(shí)行集團(tuán)集中招標(biāo)采購(gòu)就是降低項(xiàng)目成本，拓展施工企業(yè)贏利空間的途徑之一。

　　集中招標(biāo)采購(gòu)的模式

　　按公開方式不同，集中招標(biāo)采購(gòu)可分為公開招標(biāo)采購(gòu)和邀請(qǐng)招標(biāo)采購(gòu)兩種模式。按采購(gòu)的組織單位不同，集中招標(biāo)采購(gòu)可分為自行招標(biāo)和委托招標(biāo)兩種模式。這是比較常見(jiàn)的招標(biāo)方式。本文結(jié)合實(shí)踐，主要介紹以下幾種模式。

　　按集中招標(biāo)采購(gòu)的驗(yàn)收和付款方式不同，集中招標(biāo)采購(gòu)可分為以下兩種模式。集中招標(biāo)、集中付款、統(tǒng)一驗(yàn)收、調(diào)撥使用;集中招標(biāo)、各自驗(yàn)收、各自付款。

　　這兩種模式比較而言，第一種模式流程簡(jiǎn)單，易操作，由一個(gè)部門將集中招標(biāo)采購(gòu)執(zhí)行到底，其他部門只負(fù)責(zé)使用，可解決子(分)公司資金緊張的困難，但也有缺點(diǎn)，如集中招標(biāo)采購(gòu)驗(yàn)收部門缺乏責(zé)任心或?qū)︱?yàn)收的產(chǎn)品不了解，易導(dǎo)致驗(yàn)收的產(chǎn)品不合格，此時(shí)可使用第二種模式，即驗(yàn)收由使用單位負(fù)責(zé)，由于使用單位驗(yàn)收自己使用的產(chǎn)品，責(zé)任心相對(duì)較強(qiáng)，可避免矛盾的發(fā)生，因此應(yīng)根據(jù)驗(yàn)收產(chǎn)品的復(fù)雜性來(lái)決定采用哪種模式。

　　按集中招標(biāo)采購(gòu)的實(shí)施地點(diǎn)不同，集中采購(gòu)可分為以下三種模式。在集團(tuán)公司總部進(jìn)行集中招標(biāo)采購(gòu)。有多個(gè)子(分)公司同時(shí)采購(gòu)時(shí)，可以將各個(gè)子(分)公司的專家集中到集團(tuán)公司總部進(jìn)行集中招標(biāo)采購(gòu);在項(xiàng)目部進(jìn)行進(jìn)行集中招標(biāo)采購(gòu)。一個(gè)新項(xiàng)目剛開工時(shí)，所需物資設(shè)備較多時(shí)，可采取在項(xiàng)目所在地進(jìn)行一次集中招標(biāo)采購(gòu);在子(分)公司駐地進(jìn)行集中招標(biāo)采購(gòu)。當(dāng)只有一個(gè)子(分)公司需要采購(gòu)時(shí)，可在子(分)公司駐地實(shí)施招標(biāo)采購(gòu)，由集團(tuán)公司授權(quán)采購(gòu)單位自行組織，也可由集團(tuán)公司來(lái)人組織。

　　按集中招標(biāo)采購(gòu)的物資設(shè)備價(jià)值大小，集中采購(gòu)可分為以下兩種模式?？們r(jià)100萬(wàn)元以下物資設(shè)備的采購(gòu)，由采購(gòu)單位自行組織招標(biāo)采購(gòu);總價(jià)100萬(wàn)元以上物資設(shè)備的采購(gòu)，由集團(tuán)公司組織招標(biāo)采購(gòu)。

　　集中采購(gòu)的優(yōu)勢(shì)

　　隨著施工企業(yè)經(jīng)營(yíng)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，集中招標(biāo)采購(gòu)是施工企業(yè)贏得市場(chǎng)，掌握主動(dòng)，提高效率，取得最大利益的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略，集中招標(biāo)采購(gòu)能夠充分發(fā)揮集團(tuán)優(yōu)勢(shì)，吸引更多的供應(yīng)商參與競(jìng)價(jià)，通過(guò)招標(biāo)、詢價(jià)等手段取得最優(yōu)價(jià)格，從而降低采購(gòu)成本。執(zhí)行集中招標(biāo)采購(gòu)還能將集團(tuán)公司各子公司、分公司分散的采購(gòu)人力、采購(gòu)資源集合起來(lái)，形成一個(gè)合力，共同應(yīng)對(duì)市場(chǎng)，對(duì)外體現(xiàn)一家人，擰成一股繩，使采購(gòu)規(guī)模擴(kuò)大，從更高層面上調(diào)整了供應(yīng)商結(jié)構(gòu)。

　　事例一：某集團(tuán)下屬的一分公司需采購(gòu)二臺(tái)25噸汽車起重機(jī)，二分公司需采購(gòu)一臺(tái)50噸汽車起重機(jī)，三分公司需采購(gòu)一臺(tái)100噸汽車起重機(jī)。國(guó)內(nèi)外生產(chǎn)汽車起重機(jī)的單位較多，為采購(gòu)到滿意的產(chǎn)品，可采取邀請(qǐng)招標(biāo)的方式進(jìn)行集中招標(biāo)采購(gòu)，只邀請(qǐng)自己感興趣、產(chǎn)品質(zhì)量相對(duì)較好的單位參與投標(biāo)，四臺(tái)汽車起重機(jī)雖然型號(hào)不同，但汽車起重機(jī)屬成熟定型產(chǎn)品，不存在驗(yàn)收復(fù)雜化的問(wèn)題，又因?yàn)槭侨齻€(gè)單位同時(shí)要采購(gòu)總價(jià)在100萬(wàn)元以上的產(chǎn)品，此時(shí)可采取在集團(tuán)公司總部進(jìn)行集中招標(biāo)采購(gòu)，集中付款，統(tǒng)一驗(yàn)收后調(diào)撥到各分公司使用，對(duì)集團(tuán)而言，只需進(jìn)行一次招標(biāo)采購(gòu)手續(xù)，對(duì)使用單位而言，即減少了自行招標(biāo)采購(gòu)的一系列程序，同時(shí)也因?yàn)榧胁少?gòu)，更容易采購(gòu)到物美價(jià)廉的產(chǎn)品。

　　事例二：某集團(tuán)公司剛中標(biāo)一大型建筑工程，參加該工程施工的單位有集團(tuán)下屬的四個(gè)分公司，由于項(xiàng)目較大，各參建分公司都需采購(gòu)一批機(jī)械設(shè)備，該工程一次性采購(gòu)數(shù)量較大，總價(jià)達(dá)4600萬(wàn)元，涉及采購(gòu)單位較多，有下屬的一、二、三、四公司，涉及的設(shè)備類型廣泛，有起重機(jī)械、混凝土機(jī)械、土方機(jī)械、動(dòng)力機(jī)械等，針對(duì)這一采購(gòu)項(xiàng)目的特點(diǎn)，可在項(xiàng)目部駐地以集團(tuán)公司的名義按設(shè)備類型進(jìn)行分類公開招標(biāo)采購(gòu)，由于四個(gè)分公司都在一個(gè)工程上施工，可采取集中招標(biāo)、各自驗(yàn)收、各自付款的方式，采取該種方式只需進(jìn)行4次招標(biāo)，而如果由各分公司各自進(jìn)行招標(biāo)采購(gòu)，合計(jì)要進(jìn)行8次招標(biāo)采購(gòu)，由此可見(jiàn)進(jìn)行集中招標(biāo)采購(gòu)能夠大大減少集團(tuán)公司的工作量，對(duì)集團(tuán)公司來(lái)說(shuō)，通過(guò)集中招標(biāo)采購(gòu)能夠降低采購(gòu)成本，規(guī)范采購(gòu)管理，提高工作效率。

　　事例三：某集團(tuán)公司剛中標(biāo)一大型橋梁工程，為完成該工程需采購(gòu)一批物資，該橋梁工程的材料采購(gòu)數(shù)量較大，總價(jià)達(dá)26180萬(wàn)元，涉及的材料類型廣泛，有鋼材、砂石料、水泥等，針對(duì)這一采購(gòu)項(xiàng)目的特點(diǎn)，可在橋梁工程項(xiàng)目部駐地以集團(tuán)公司的名義按材料類型進(jìn)行分類公開招標(biāo)采購(gòu)，由于采購(gòu)的材料都在一個(gè)工程上使用，可采取集中招標(biāo)、集中付款、統(tǒng)一驗(yàn)收、調(diào)撥使用的方式。通過(guò)對(duì)比集中招標(biāo)前后的價(jià)格可以發(fā)現(xiàn)，實(shí)行集團(tuán)集中招標(biāo)采購(gòu)可節(jié)約資金4275萬(wàn)元，由此可見(jiàn)，通過(guò)集中招標(biāo)采購(gòu)不但能夠規(guī)范采購(gòu)管理，提高工作效率，同時(shí)能夠最大限度地降低采購(gòu)成本。

　　集中招標(biāo)采購(gòu)的實(shí)施

　　集中招標(biāo)采購(gòu)有諸多優(yōu)點(diǎn)，但也存在一些困難，對(duì)實(shí)施集中招標(biāo)采購(gòu)的部門來(lái)說(shuō)，不但委托的采購(gòu)單位較多，而且采購(gòu)產(chǎn)品的種類又紛繁復(fù)雜，同一個(gè)產(chǎn)品，不同的單位需要不同的配置，采購(gòu)時(shí)間也有早有遲等等，如果集中招標(biāo)采購(gòu)部門采取“隨時(shí)委托、隨時(shí)采購(gòu)”的方式，勢(shì)必會(huì)發(fā)生多次、重復(fù)采購(gòu)相同項(xiàng)目的問(wèn)題，進(jìn)而出現(xiàn)了重復(fù)勞動(dòng)，增大了工作量，降低了工作效率。因此，如果集中招標(biāo)采購(gòu)部門采取“定期、匯總”的采購(gòu)方式，將采購(gòu)單位委托的采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行歸類，按期進(jìn)行集中招標(biāo)采購(gòu)，這樣，就可以減少工作量，又能獲得更大的規(guī)模采購(gòu)效益。

　　集中招標(biāo)采購(gòu)，要做好各個(gè)子(分)公司與集中招標(biāo)采購(gòu)小組的協(xié)調(diào)配合工作，統(tǒng)一思想認(rèn)識(shí)，明確工作思路，重視集中招標(biāo)采購(gòu)。集中招標(biāo)采購(gòu)是對(duì)現(xiàn)有采購(gòu)模式的一次改革，必然會(huì)遇到一些困難和阻力。各級(jí)管理人員要統(tǒng)一思想認(rèn)識(shí)，樹立科學(xué)的采購(gòu)思想，按照“先重點(diǎn)、后一般、再全面”，分步實(shí)施，逐步集中，循序漸進(jìn)式管理工作思路進(jìn)行。集團(tuán)及各子(分)公司要高度重視集中招標(biāo)采購(gòu)，密切關(guān)注采購(gòu)價(jià)格，對(duì)重大的招標(biāo)采購(gòu)項(xiàng)目，公司總經(jīng)理或副總經(jīng)理要親自參加評(píng)標(biāo)及合同談判，對(duì)采購(gòu)合同要嚴(yán)格把關(guān)，認(rèn)真履行合同，樹立集團(tuán)公司良好的商業(yè)信譽(yù)。

　　任何新事物都會(huì)有一個(gè)適應(yīng)的過(guò)程，集中招標(biāo)采購(gòu)作為剛剛開始的新的采購(gòu)管理體制，也必然要有一個(gè)適應(yīng)的過(guò)程，一開始各項(xiàng)管理制度還不健全，加之各個(gè)子(分)公司的實(shí)際情況又千差萬(wàn)別，所以要實(shí)行集中招標(biāo)采購(gòu)，各個(gè)子(分)公司必須要做好與集團(tuán)公司采購(gòu)部門的配合工作，從計(jì)劃的填報(bào)、采購(gòu)、驗(yàn)收、入庫(kù)、付款等各個(gè)環(huán)節(jié)都要進(jìn)行支持和配合，并且還要在市場(chǎng)信息等方面加強(qiáng)相互溝通，實(shí)現(xiàn)資源共享。

　　集中招標(biāo)采購(gòu)，要抓好基礎(chǔ)工作，建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度和落實(shí)責(zé)任，規(guī)范采購(gòu)管理流程和標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格按照《中華人民共和國(guó)招標(biāo)投標(biāo)法》執(zhí)行。為防止和減少不利因素的影響，規(guī)范采購(gòu)管理工作，保證集中招標(biāo)采購(gòu)工作的順利進(jìn)行，必須建立和完善采購(gòu)管理制度。通過(guò)完善的采購(gòu)管理制度，堵塞管理漏洞，解決管理問(wèn)題。采購(gòu)制度建設(shè)要與集中招標(biāo)采購(gòu)管理工作互相促進(jìn)，根據(jù)管理需要不斷改進(jìn)和完善，為集中招標(biāo)采購(gòu)提供制度保障。

　　搞好計(jì)劃管理，強(qiáng)化采購(gòu)計(jì)劃、合同、驗(yàn)收和結(jié)算管理。計(jì)劃、合同、驗(yàn)收和結(jié)算付款在采購(gòu)管理中非常關(guān)鍵，有效地控制這四個(gè)環(huán)節(jié)，對(duì)提升采購(gòu)管理績(jī)效至關(guān)重要。采購(gòu)計(jì)劃是集中招標(biāo)采購(gòu)的依據(jù)，計(jì)劃的準(zhǔn)確性是招標(biāo)采購(gòu)的各環(huán)節(jié)能否正常運(yùn)作的關(guān)鍵，因此各子(分)公司必須嚴(yán)格按照各公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)情況和施工計(jì)劃編制年度(月度)采購(gòu)計(jì)劃，用嚴(yán)格的計(jì)劃來(lái)組織指揮集中招標(biāo)采購(gòu);合同是集中招標(biāo)采購(gòu)結(jié)果的具體化，是雙方履行權(quán)利義務(wù)的法律依據(jù);驗(yàn)收是集中招標(biāo)采購(gòu)成果的保證。驗(yàn)收不嚴(yán)格，考核不到位，易出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題，甚至違法、違紀(jì)。各單位要完善驗(yàn)收制度，規(guī)范驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和方法，嚴(yán)格驗(yàn)收工作考核;結(jié)算付款嚴(yán)格按合同約定和財(cái)務(wù)制度執(zhí)行。

　　了解市場(chǎng)信息，確定目標(biāo)、做好市場(chǎng)預(yù)測(cè)和調(diào)查工作。只有掌握正確及時(shí)的信息，才能實(shí)行集中招標(biāo)采購(gòu)，起到集中招標(biāo)采購(gòu)降低采購(gòu)成本的目的。同時(shí)要想采購(gòu)到物美價(jià)廉的產(chǎn)品，還必須做好預(yù)測(cè)工作，由于各子(分)公司所處的地理位置不同，因而選擇產(chǎn)品的供貨渠道也不盡相同，所以必須對(duì)企業(yè)所在地進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查。并在調(diào)查中嚴(yán)格經(jīng)濟(jì)核算，實(shí)行擇優(yōu)選購(gòu)，敢于打破行政區(qū)域的界限。

　　加快集中招標(biāo)采購(gòu)專業(yè)人才培養(yǎng)，成立集中招標(biāo)采購(gòu)專家人才庫(kù)。優(yōu)秀的人才是集中招標(biāo)采購(gòu)管理工作取得卓越成效的關(guān)鍵，集團(tuán)公司要制定《采購(gòu)人才培訓(xùn)方案》，將采購(gòu)人才的培養(yǎng)納入企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略及年度計(jì)劃，加大對(duì)集中招標(biāo)采購(gòu)管理人員的教育和培訓(xùn)力度，不斷提高采購(gòu)管理人員和操作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和技能，保證集中招標(biāo)采購(gòu)各項(xiàng)管理工作落實(shí)到位。

　　集中采購(gòu)還應(yīng)成立專家人才庫(kù)，進(jìn)行集中采購(gòu)、合同談判和驗(yàn)收把關(guān)，以節(jié)約人力、財(cái)力等。由于集中采購(gòu)部門一批購(gòu)進(jìn)的產(chǎn)品可能涉及到多個(gè)子(分)公司的委托，對(duì)此，如果要求子(分)公司各自自己去找專家進(jìn)行招標(biāo)，勢(shì)必會(huì)增大困難，也會(huì)耗費(fèi)更多的時(shí)間、精力和財(cái)力等，而如果由集團(tuán)公司采購(gòu)部門組織一個(gè)專家小組，將整批采購(gòu)項(xiàng)目一次性招標(biāo)采購(gòu)?fù)戤吅?，再交付?分)公司，就會(huì)減少子(分)公司的工作量，節(jié)省了大量的時(shí)間、人力等，同時(shí)，成立集中招標(biāo)采購(gòu)專家人才庫(kù)也易于加強(qiáng)對(duì)招標(biāo)采購(gòu)人員的監(jiān)督，更便于對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目的質(zhì)量把關(guān)。

　　優(yōu)化采購(gòu)監(jiān)督管理機(jī)制。集中招標(biāo)采購(gòu)規(guī)模大、金額高，為保證集中招標(biāo)采購(gòu)管理工作順利進(jìn)行，達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)，必須依靠健全、完善的“監(jiān)督管理機(jī)制”作為保障，加強(qiáng)監(jiān)督，實(shí)現(xiàn)對(duì)集中招標(biāo)采購(gòu)全過(guò)程、全方位的監(jiān)督管理。通過(guò)加強(qiáng)公開招標(biāo)，集體決策，提高采購(gòu)的透明度，真正實(shí)現(xiàn)“陽(yáng)光采購(gòu)”，保證集中招標(biāo)采購(gòu)工作的公開、公正、公平。(作者：中國(guó)中鐵大橋局集團(tuán)第四工程有限公司 晏維華)

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