項目收尾

發(fā)布日期：2015-09-25來源：編輯：流水

[摘要]

　　 項目收尾(Project Conclusion) ：根據(jù)PMI(美國項目管理協(xié)會)的概念，項目收尾包括合同收尾和管理收尾兩部分。合同收尾就是抓起合同，和客戶一項項的核對，是否完成了合同所有的要求，是否可以把項目結(jié)束掉，也就是通常所講的驗收。管理收尾是對于內(nèi)部來說的，把做好的項目文檔等歸檔;對外宣稱項目已經(jīng)結(jié)束;轉(zhuǎn)入維護期，把相關(guān)的產(chǎn)品說明轉(zhuǎn)到維護組;進行經(jīng)驗教訓總結(jié)。

　　 簡介

　　 談到項目收尾，可能很多同事都有一大段的牢騷，血淚史當然是少不了的。相信誰都經(jīng)歷過在項目“接近”結(jié)束的時候陷入困境的情況，客戶不斷的提出新要求;以為已經(jīng)干完了“該干的事情”，結(jié)果拿起合同一看，客戶要一項一項地對合同的話，根本就不可能驗收。像眾多的中國IT公司一樣，合同收尾是最容易產(chǎn)生問題的時候。如管理學上經(jīng)常提到的80-80理論，花了計劃的80%的時間以為完成了項目80%的工作，結(jié)果剩余的20%的工作又要花80%的計劃時間來完成。這樣的原因是什么呢，是否不能避免。

　　 在“seven-habits”里面提到一個好習慣：“Begin with the end.”這句話對于項目經(jīng)理來說確實是金玉良言。項目開始的時候是不是看著最后的合同驗收來做事呢?不止一次的聽說，有項目經(jīng)理在合同收尾的時候，客戶提出一項一項對合同來驗收，才到處去找合同。這樣的項目怎么能夠“Begin with the end”。

　　 誠然合同有些簽得比較“離譜”，能人之不能，把項目吹得能把客戶想要的一切都辦得到?？陀^來說，這也不能怪業(yè)務(wù)人員，業(yè)務(wù)人員是很苦的，陪吃陪喝陪笑，打腫了臉裝胖子，在客戶面前信誓旦旦才能把項目簽下來，就差沒跪下來求客戶了。又怎么愿意去“騙”客戶呢?客戶是衣食父母，客戶就是全部，項目做得不好，最后難交待。但是項目啟動之后，項目經(jīng)理是否就應(yīng)該好好的研究合同，與業(yè)務(wù)人員溝通，了解客戶最想要的是什么，然后重新列出項目的范圍，盡可能讓客戶認同。這樣就算不能完全避免需求不斷增加不斷改變的風險，也能有所改善的。

　　 管理收尾

　　 管理收尾涉及為了使項目干系人對項目產(chǎn)品的驗收正式化而進行的項目成果驗證和歸檔，具體包括收集項目記錄、確保產(chǎn)品滿足商業(yè)需求、并將項目信息歸檔，還包括項目審計。項目驗收要核查項目計劃規(guī)定范圍內(nèi)的各項工作或活動是否已經(jīng)全部完成，可交付成果是否令人滿意，并將核查結(jié)果記錄在驗收文件中。如果項目沒有全部完成而提前結(jié)束，則應(yīng)查明有哪些工作已經(jīng)完成，完成到了什么程度，哪些工作沒有完成并將核查結(jié)果記錄在案，形成文件。

　　 項目審計是正式評審項目進展和成果的一個好方法。項目審計的目的，是明確完成的項目實現(xiàn)了哪些收益，實際成果和計劃中的預(yù)計成果比有哪些差異。

　　 管理收尾對降低軟件項目失敗率有重大的意義。為什么會失敗?有什么地方可以改進?獲得了什么經(jīng)驗?一系列的問題應(yīng)進行分析，這些是可迭代復用的資源，就好像軟件中的構(gòu)件一樣，總結(jié)得越多，資源就越豐富，能形成適合軟件企業(yè)自身的成熟的管理模式，造就管理上的本地化和漸近式復用，降低軟件項目管理風險和管理成本。

　　 合同收尾

　　 合同收尾就是了結(jié)合同并結(jié)清帳目，包括解決所有尚未了結(jié)的事項。合同收尾需要對整個采購過程進行系統(tǒng)地審查，找出進行本項目其它產(chǎn)品或本組織內(nèi)其它項目采購時值得借鑒的成功和失敗之處。

　　 合同收尾往往是項目經(jīng)理們最為頭痛的事情。理想的情況下，既要使客戶和用戶對軟件產(chǎn)品滿意，又要使公司順利地收到項目資金，造就一個“雙贏”的局面。項目先天就有很多不確定因素，比如說，進行采購的市場人員并不清楚項目的具體實現(xiàn)細節(jié)和難度，用戶需求不明確、不斷變更，等等。諸多因素最終都要在合同收尾最終解決。

　　 應(yīng)對措施

　　 需求的改變是項目經(jīng)理最頭疼的，客戶今天說要天上的大雁，明天又想吃深海的石斑，作為買方?jīng)]有完全付款，當然能夠喜歡要什么就要什么，但是怎么控制讓客戶盡量少地變口味呢，除了上面所說的項目范圍的鎖定，還需要的就是做好溝通。有時候客戶只會從結(jié)果考慮，想要深海石斑，不會想到抓石斑魚是很不容易的，先要建造一條遠洋漁船，結(jié)一張結(jié)實牢靠的大網(wǎng)，雇請有經(jīng)驗豐富的船員。先要知道的是客戶最關(guān)心的是什么。如果客戶希望要吃的是滿漢全席，不管花多少錢，只要趕快上菜就滿意了，可以先答應(yīng)要求，然后來說一點難度都沒有，不過需要1個月的時間去抓，那就要推遲一個月吃上滿漢全席，說不定就放棄了。這個時候項目經(jīng)理談判的技巧是很重要的，既要不吭不悲，又要理據(jù)充分，不能胡編亂造哄騙客戶，客戶不是傻子，如果懷疑能力和誠信，以后就更難溝通了。在難度不大改變不多的時候，更應(yīng)該的是作出適當?shù)耐俗?，爽快的答?yīng)客戶的要求，然后作出了多大的犧牲去幫助實現(xiàn)愿望。項目管理論壇

　　 有些客戶是比較難纏的，不管上天入地吊脖子，反正就是堅持要求，這樣的客戶就需要花更多的心思了。人性總是有弱點的，有些國營企業(yè)的客戶有強烈的自卑和反叛心理，覺得是IT公司，高科技高收入嘛，就是難看。那是否可以嘗試更多的了解難處，“俺也是苦命人啊，老板欺壓我們，要我們沒日沒夜的干，改一點東西我們?nèi)M人都一個星期睡不好覺啊。”客戶也是有同情心的嘛，讓其到多點平衡，說不定對大家都有好處呢。有些客戶怕兇，就偶爾適當?shù)貎匆幌?有些客戶喜歡溫柔，就軟皮蛇一點好了;有些客戶很大男人，不妨找個小女孩去溝通，因地制宜因人而異。

　　 管理收尾是項目經(jīng)理經(jīng)常忽略的過程。把項目文檔整理一下歸檔，對于項目的延續(xù)性是有很重要的意義的。以后如果找不到相關(guān)文檔，還不是一樣要找項目經(jīng)理的茬。當然，公司的行政規(guī)定在這里更關(guān)鍵，畢竟這是公司長遠發(fā)展的需要，不能總是依靠項目經(jīng)理的悟性和自覺性來保證。項目進行了這么久，讓項目組成員來個慶功座談會，大家輕輕松松的談?wù)劯邢耄偨Y(jié)一下在項目中的所學所得，對于項目經(jīng)理和項目組成員來說都是很有用的。項目經(jīng)理把項目經(jīng)驗歸納歸檔起來，又會對別的項目經(jīng)理、對公司的項目管理文化作出了不少的貢獻。很多著名的公司都對項目經(jīng)驗總結(jié)這一環(huán)節(jié)看得很重，畢竟現(xiàn)在業(yè)界提倡的PMM(Project Maturity Model)的最高境界就是不斷地學習改進。

　　 相信大家都已經(jīng)認同項目收尾其實并不只是收尾階段要做的事情，它的根源會拉扯到項目的各個階段。瞎侃了這么多，其實做起來還是很難的，項目經(jīng)理的經(jīng)驗起著決定性的作用。不妨拋開尊嚴與自信，多一點學習別人的經(jīng)驗，在這方面試著做得更多一點說不定會有所改進呢。

　　 重要性

　　 項目收尾管理工作的重要性

　　 實際項目管理中，項目階段管理收尾過程和工作往往不被大家重視。有時因為項目任務(wù)繁重，項目組為了按時完成任務(wù)忙于埋頭趕工，或一大堆的問題急需解決，項目經(jīng)理干脆就把該項工作給忽略了。如果項目沒有按計劃進行階段管理收尾工作，項目又能成功順利完成，只能恭喜運氣不錯!

　　 階段管理收尾工作是使一個項目成功的重要管理手段，它和項目的其它工作和任務(wù)一樣，應(yīng)該納入項目計劃并按計劃落實。階段管理收尾工作的重要性主要體現(xiàn)在如下幾個方面：

　　 1、階段管理收尾是項目的重要評審點

　　 項目經(jīng)理如何評定自己手頭項目當前的績效?對，就是通過這些事先安排好的管理收尾工作，收集項目的最新信息和數(shù)據(jù)，并將這些數(shù)據(jù)與項目計劃進行比較，來判定項目的績效，進度是提前了還是落后了?費用是有節(jié)余還是超支了?質(zhì)量是否符合要求?項目工作是否都是按計劃在進行?客戶對項目工作滿意嗎?同時項目經(jīng)理也是通過項目管理收尾來預(yù)測項目的完工績效，及時發(fā)現(xiàn)項目存在或潛在的問題，以便近早采取糾正措施。這就好比正在和朋友一起快樂地長途旅行，每到一個城市，除了觀光外，總會抽些時間看一下計劃，走了那些地方，還有那些地方要去，時間來不來得及，已經(jīng)用了多少錢，還剩多少錢，還要花多少錢，有沒有經(jīng)驗和教訓值得借鑒等等，否則，走到哪算哪，不是因假期結(jié)束行程不得不半途而廢，就是中途彈盡糧絕。

　　 2、階段管理收尾是與客戶進行溝通的好時機

　　 一個階段的項目工作完成后，與客戶一道就前一段時間的工作進行總結(jié)是十分必要的。一方面可以及時了解客戶對項目工作的滿意程度，同時有些因工作繁忙未能及時簽署的文件，這時也盡可能找客戶給予簽字確認。時間一長，都可能找不到一個合適的客戶簽這個字了。特別是當雙方出現(xiàn)糾紛時，人都有那么一點點私心的，各為其主，這時出來講話也是勉為其難。只有雙方當時簽字的文字記錄才是最有用的東西。

　　 3、階段管理收尾是收集、整理、保存項目記錄最好的時t

　　 一個項目階段的工作剛剛完成，項目成員手頭都保留有的工作記錄，收集起來是非常容易的。時間久了，有些項目成員可能去了其他項目組，有些可能離職了，到那時去收集可能就晚了，有些記錄可能就永遠也找不到了。建議事先列一個項目記錄存檔清單，在項目每一個階段那些工作記錄需要收集、整理和保存，由誰提供，什么時候提供，文檔記錄格式和要求等等，并告知相關(guān)項目成員，除了完成項目工作以外，向項目經(jīng)理及時提供準確的工作記錄也是一項非常重要的工作。有些要求移交給客戶的文件、記錄，項目經(jīng)理最好要客戶簽收，同時一定要自己留好一份在手備案。好多項目跨幾年的時間，現(xiàn)在的項目經(jīng)理可能是第三任、第四任項目經(jīng)理了，客戶的工程主管都換了好幾位，這個時候靠什么?無非就是白紙黑字的記錄了。作為一個稱職的項目經(jīng)理，一定要為項目做好并保存好記錄，如因工作需要不能把這個項目做完，一定要做好文件記錄的移交工作。

　　 接手一個因技術(shù)問題拖了3年多一直沒有完成終驗工作的項目，費了好大的勁協(xié)調(diào)多個供應(yīng)商把遺留的技術(shù)問題給解決了，本以為這回驗收應(yīng)該沒有問題了吧，可客戶新主管講該項目一無所知，原來的工程主管已經(jīng)另有高就了，走時也沒有留下片言只語。要提供當時的工程記錄查看。當時真是難死了，有些工程文檔移交給了客戶原來的工程主管，并沒有留下備份，總之，這個項目的終驗費了好大的力氣，也學到了好多東西。

　　 4、階段管理收尾為項目最終收尾提供最基本的數(shù)據(jù)

　　 這一點是不言而喻的，只有階段管理收尾提供的數(shù)據(jù)越真實、越準確，才能在項目最終收尾時客觀評定項目的最終績效，總結(jié)的經(jīng)驗教訓才有借鑒的價值。項目管理論壇

　　 總而言之，作為一個好的項目經(jīng)理，一定要學會如何收集、整理和保存項目記錄，如何做好這項工作呢?一定要重視并做好項目階段管理收尾工作，千萬不要把它當作可有可無的事情。

　　 項目記錄，既是公司的財富，同時也是項目成員的財富，因為它上面記錄著每一位項目成員為項目灑下的點點汗水，沒有道理不好好珍藏它。

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