轉型升級關鍵之一：信息化

發(fā)布日期：2014-06-27來源：本站編輯：鐘曉顏

[摘要]宏盛建業(yè)在一次次突破發(fā)展瓶頸的實踐摸索中，走出的一條以信息化助力管理變革，在管理中完善信息化，通過信息化建設和管理變革促進企業(yè)轉型升級的發(fā)展道路。

信息化：打造企業(yè)核心競爭力

　　2012年5月，宏盛建業(yè)信息綜合管理平臺最后一個子系統(tǒng)遠程視頻監(jiān)控系統(tǒng)正式上線，標志著宏盛建業(yè)信息化工作的第一階段已經全面完成，宏盛建業(yè)信息化成功落地實施。同時，宏盛建業(yè)管理層看到了建筑業(yè)信息化軟件市場的巨大商機，果斷決定將自主研發(fā)的平臺軟件推向市場。2012年12月，宏盛建業(yè)旗下上海建業(yè)科技信息公司在上海成立。宏盛建業(yè)的信息化建設有力推動了企業(yè)轉型升級，為企業(yè)做大做強、做優(yōu)做久打下了堅實的基礎。信息化已經成為了宏盛建業(yè)主動參與市場競爭的核心競爭力。

　　面對“信息失真、決策失靈”兩大難題

　　在綜合信息管理平臺上線之前，宏盛建業(yè)遇到了眾多的企業(yè)管理難題。2008年后，宏盛建業(yè)規(guī)模不斷壯大，經驗范圍不斷延伸。公司管理者需要面對的是十幾個分公司的日常管理，每天近百次的招投標申請、幾百個人員及證書證件資源的調配、數(shù)千萬元的資金審批，過長且復雜的管理鏈條在結構層級模糊的情況下，僅僅靠書面、口頭溝通，經常處于不可控狀態(tài)，事后難以追溯，問題層出不窮，只能疲于應付。雖然公司先后出臺經營、投標、財務等管理制度和建立風險防范體系，但執(zhí)行情況卻不盡如人意，制度形同虛設，最后還是人管人、人情管人、老板管人。

　　同時，隨著公司風險意識的不斷強化，越來越多的項目從承接、施工到內部財務清算和審計全過程的管控權回歸到公司總部。隨著項目管理模式的改變，更加需要加強集團管控能力，需要通過集團管控發(fā)揮集團資源協(xié)調優(yōu)勢來控制項目的合同、物資、成本、設備、風險等。因此，實施信息化已經成為企業(yè)自身發(fā)展的迫切需要，更成為提高企業(yè)核心競爭力的有力手段。

　　公司的快速發(fā)展給企業(yè)管理帶來了巨大挑戰(zhàn)，隨著管理邊界的擴大，信息的收集和傳達的效率越來越低，各項決策指令執(zhí)行的難度越來越大，“信息失真、決策失靈”成為了企業(yè)亟待解決的兩大關鍵問題。為了解決這一難題，信息化成為了宏盛建業(yè)穩(wěn)健發(fā)展的必選道路。

　　信息化從企業(yè)實際出發(fā)

　　2010年年底，宏盛建業(yè)董事長周金虎親自帶隊，組織中高管一行20人奔赴江西、浙江、上海三地的特級建筑企業(yè)學習考察，并在此次考察結束后，調整了公司的組織架構，優(yōu)化了管理模式，為信息化建設做好了基礎工作。2011年3月，董事長周金虎再次帶隊，公司相關領導及主管齊上陣，奔赴中南集團、南通三建、中建一局等國內信息化建設水平領先的建筑企業(yè)學習交流。同時，還考察了兩家專做建筑企業(yè)管理軟件的公司。通過學習考察，堅定了信息化從企業(yè)實際出發(fā)的想法。

　　理清思路，堅定信念。推行信息化管理需要經過深思熟慮，在建筑企業(yè)信息化管理技術并非成熟卻又迫切需求的階段，要想走出一條信息化成功之路，需要企業(yè)對自身進行深刻的剖析。中南集團副董事長沈國章先生的一句話給大家留下了深刻印象：“不上信息化等死，上了信息化找死”。從經營戰(zhàn)略、體制、技術、管理、企業(yè)文化、人力資源、行業(yè)環(huán)境等方面，通過一系列的剖析調整，才能確定本企業(yè)信息化建設的關鍵需求、方針、范圍、階段和深度。確定信息化建設的策略，才能使信息化更好地服務于企業(yè)未來經營發(fā)展和增強核心競爭力。除此以外，信息化啟動時機和投資力度的選擇也至關重要，企業(yè)必須根據(jù)自身的實際情況選擇最佳啟動時機和投資力度，減少和降低信息化建設過程中的阻力與風險。

　　重點培養(yǎng)，普遍宣傳。信息化難以在一個企業(yè)成功推行最重要的一個原因就是嚴重缺乏既懂建筑專業(yè)知識、了解公司運作模式，又懂信息技術，還能運用信息管理的知識對各種方案進行策劃并付諸實施的復合型人才。所以，建筑企業(yè)花大力氣培養(yǎng)一批能支撐信息化運轉、更新的復合型人才至關重要。除此以外，在企業(yè)范圍內普及信息化知識，普及計算機知識，提高員工操作能力，組織系統(tǒng)管理人員和使用人員進行學習培訓，建立考核標準，定期進行在職教育，這些工作都是非常有必要的。

　　以我為主，外力為輔。毋庸置疑，選擇一家專業(yè)的建筑軟件公司是非常必要的。專業(yè)建筑軟件公司的技術、分析人員了解和熟悉建筑企業(yè)的運作流程及信息系統(tǒng)要求，有為同行業(yè)企業(yè)成功提供信息化管理軟件的服務經歷。有了這樣一個專業(yè)建筑軟件公司的參與，信息化建設將取得事半功倍的效果。但有一點也決不能忽視：在信息化的建設過程中，企業(yè)自身永遠是主導力量，決不能過分依賴和盲從軟件、盲從專家。要真正做到以企業(yè)自身為主導，領導高度重視、人才配備齊全是必不可少的條件，只有有了強大的執(zhí)行力與專業(yè)的創(chuàng)造力，企業(yè)的信息化建設才會有生機。

　　與時俱進，不斷完善。企業(yè)的信息化建設是一個動態(tài)、長期的過程。信息技術的日新月異，企業(yè)自身的革新發(fā)展都決定了信息化建設也必須隨之不斷完善。這不僅需要相關軟硬件的更新，更需要思維的不斷創(chuàng)新。在企業(yè)發(fā)展的不同階段，信息化水平、管理手段要隨之跟進。

　　基于建筑行業(yè)點多面廣、管理分散的困惑，宏盛建業(yè)管理層在學習考察后，通過分析行業(yè)內現(xiàn)有信息化發(fā)展的情況，發(fā)現(xiàn)國內的幾家建筑企業(yè)管理軟件都不能解決公司現(xiàn)有的管理問題，對宏盛來說都缺乏真正的實用性。公司最后作出大膽決定，宏盛信息化建設不選擇供應商，而是結合自身管理需求自主開發(fā)。

　　信息化需統(tǒng)一規(guī)劃和整體管理

　　2011年4月集團公司引進了軟件開發(fā)技術團隊，通過對企業(yè)各類業(yè)務管理的梳理和分析，著手開發(fā)宏盛建業(yè)信息管理綜合平臺，這也意味著宏盛信息化工作從調研決策階段正式轉入了實施階段。經過長期摸索和實踐，目前已成功開發(fā)出6大板塊。

　　協(xié)同辦公系統(tǒng)。該系統(tǒng)包括公告管理、任務管理、工作日記、通訊管理、公文管理、客戶管理、資料管理、印章管理、固定資產管理、物資管理、留言反饋、事務管理十二大功能模塊，基本涵蓋了建筑企業(yè)日常辦公的所有管理需求。該系統(tǒng)打破傳統(tǒng)OA形式化的繁冗局限,倡導自主愉悅的操作體驗.從高效實用角度出發(fā),結合用戶體驗精心設計,徹底擺脫不必要,不合理的勞動,提高了工作效率。

　　經營管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)包括投標項目管理、匯款申請、證書證件管理、證件調配與申辦、人員出差、空白區(qū)域投標申請、扣款管理、外經證申請、委托書申請、介紹信申請十大功能模塊，可以把人員、證件、保證金等有限資源合理組織起來，最大限度地發(fā)揮作用，為企業(yè)經營提供輔助分析與決策支持。

　　項目管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)以施工預算(目標成本)為龍頭，以合同為約束，以進度和資金為雙主線，以成本控制為目標，有助于實現(xiàn)在限定的時間內，在限定的資源(人員、材料、機械等)條件下，以盡可能快的速度、以盡可能低的費用(成本或投資)圓滿地完成項目的任務。該系統(tǒng)縱向貫穿招標、分包、采購、施工、竣工的全過程，橫向涉及公司-項目部的各個崗位，提高了企業(yè)對工程項目的綜合配套能力，同時兼顧了知識管理和企業(yè)持續(xù)發(fā)展。

　　財務管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)主要包括收入管理、支出管理、報表管理、開戶申請、保函申請五大功能模塊。以簡單實用為原則，以滿足實際需求為出發(fā)點，沒有專業(yè)財務軟件的復雜度，不需要咨詢財務人員，也不需要查詢專業(yè)的財務軟件，每個人都可以對自己的收支情況一目了然，領導可以掌握權限范圍內的收支情況，解決了員工財務報銷的問題，同時又避免了非財務人員不了解財務專業(yè)軟件的煩惱。

　　人力資源管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)從夯實人力資源管理基礎數(shù)據(jù)和優(yōu)化鞏固人力資源業(yè)務兩個方面入手，并最終使整個人力資源管理體系更有效地服務于集團戰(zhàn)略。系統(tǒng)實現(xiàn)人員基礎信息、組織體系、人員變動情況、薪酬福利等信息的實時動態(tài)匯總、查詢和分析，并通過報表的形式對信息查詢結果進行呈現(xiàn)。系統(tǒng)提供考勤管理、績效考核、福利申請、請假管理等人力資源核心工作。

　　遠程視頻監(jiān)控系統(tǒng)。該系統(tǒng)利用信息化手段，對建筑施工工地使用視頻監(jiān)控系統(tǒng)進行監(jiān)控，通過實時、全過程、不間斷監(jiān)控可以大大減少工作強度，提高工作效率，增強對工地的管理效率，為進一步提高建筑施工質量、規(guī)范建筑施工行為、減少安全事故的發(fā)生提供有力的幫助。該系統(tǒng)可以隨時全方位監(jiān)控現(xiàn)場施工動態(tài)信息，對現(xiàn)場的部分細節(jié)進行縮放檢視、抓拍、錄制現(xiàn)場監(jiān)視情況;隨時檢索回放，以便及時發(fā)現(xiàn)和掌握施工現(xiàn)場存在的問題。一旦發(fā)現(xiàn)違章操作等行為，可迅速發(fā)布預警信息，及時糾正補救。

　　信息化建設解放管理者的腳

　　過3年的努力，宏盛建業(yè)信息化建設已經進入成熟應用階段，主要工作全部實現(xiàn)信息化，應用范圍已經覆蓋了集團公司總部、各分公司以及項目部。信息化在宏盛建業(yè)集團的應用成效非常顯著。

　　集團管控能力大幅提升。通過信息平臺的業(yè)務流程和報表體系的綁定，可以全面實時監(jiān)控集團受控單位的財務、業(yè)務、資金等所有管理指標和關鍵信息，使集團領導和總部各部門可以快速掌握集團的各項經營指標，有效識別和規(guī)避經營風險。

　　業(yè)務流程全面優(yōu)化。業(yè)務流程化、數(shù)據(jù)表單化是軟件開發(fā)的基礎工作。為了開發(fā)出適合集團公司管理模式的業(yè)務系統(tǒng)，宏盛建業(yè)在系統(tǒng)研發(fā)期間做了大量的業(yè)務流程優(yōu)化工作，與各業(yè)務部門充分溝通和探討，在原有業(yè)務流程基礎上進行了梳理和優(yōu)化，使業(yè)務流程更加標準、規(guī)范、合理，也通過這樣的業(yè)務流程改造，使集團公司的各項管理水平得到了較大幅度的提升。通過標準化的工作流程，為公司創(chuàng)建了協(xié)同工作環(huán)境，打破了“部門壁壘、管理層級、地域界限”，總公司、分公司和項目部之間的信息上下貫通，幫助公司解決了跨組織跨地域協(xié)作、溝通困難等問題。

　　工作效率大大提高。通過信息平臺的建立，日常工作均通過在系統(tǒng)內操作來完成，系統(tǒng)記錄了所有操作的基本信息，包括操作人員、操作時間、操作內容等，使工作的全過程公開透明，工作中的失誤和部門之間的推諉現(xiàn)象明顯減少。系統(tǒng)操作的及時性，高效連接了工作流程中的每一個環(huán)節(jié)，減少了進入下一環(huán)節(jié)的溝通時間，辦事效率大大提高。

　　信息溝通速度提升。通過信息平臺的建立，通過公告、通知、信件、短信等多種通訊方式，為集團內部搭建了一個完整的通訊平臺，在集團總部與各機構、部門與部門、個人與個人之間形成了網狀聯(lián)系架構，并且所有的信息可統(tǒng)計、可追溯，大大減少了工作之間的信息傳遞漏斗效應，增強了各級之間的業(yè)務工作銜接，提高了工作的可追溯性，從而提升了整個集團的執(zhí)行力。

　　高層決策準確方便。通過日常工作的操作積累，信息平臺成為了公司最完整的業(yè)務數(shù)據(jù)庫，包括市場數(shù)據(jù)、人事數(shù)據(jù)、財務數(shù)據(jù)等，通過統(tǒng)計和檢索等功能對數(shù)據(jù)進行加工分析，就能夠生成準確的數(shù)據(jù)報表，為公司高層及時了解公司情況提供便利，從而更好地為高層決策提供有效支持。

　　現(xiàn)在，公司的各項大小業(yè)務均通過信息平臺進行操作管理，宏盛已經基本實現(xiàn)了真正的無紙化辦公。以前需要耗費管理者大量時間、人力的問題，現(xiàn)在只要一臺PC端或者移動端就可以解決。綜合信息管理平臺的使用大大節(jié)約了管理的時間和成本，有效提高了管理效率和公司內部的信息傳遞速度，優(yōu)化了原來的管理流程與模式，提高了工作效率和管理的透明度與標準化。

　　宏盛建業(yè)的信息化建設取得了實質性的重大進步，但管理層也清醒地認識到信息化是一項有始無終的工作，因為企業(yè)在發(fā)展，管理在變革。信息化能夠達到什么程度取決于管理水平能夠達到什么樣的高度。只要管理需求在發(fā)生改變，信息化就沒有終點。因此，宏盛建業(yè)信息化工作在取得成績的同時還需要與時俱進，保持不斷創(chuàng)新。

　　文/熊權

　　(作者系宏盛建業(yè)投資集團有限公司副總經理)

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